Büro- und Projektassistenz im Dokumentenmanagement (m/w/d)
Permanent Employment
Düsseldorf
Büro- und Projektassistenz im Dokumentenmanagement (m/w/d)
Was erwartet Sie?
- Sie führen Protokoll während der wöchentlichen Koordinierungsbesprechungen
- Sie bearbeiten und betreuen das Dokumentenmanagement-System Conclude, einschließlich der Rechnungsworkflows, und stimmen sich mit ThinkProject bei Anpassungen und Rechten ab. Zudem unterstützen Sie die Projektteams bei der Nutzung des Conclude-Systems
- Sie erledigen die Korrespondenz eigenständig und nach Vorlage oder Diktat
- Sie korrigieren, archivieren und aktualisieren Verträge und Protokolle der einzelnen Projektleitenden
- Sie pflegen Daten in unseren EDV-Systemen und Controlling-Tools und übernehmen die Ablage und Archivierung
- Sie verfolgen und managen Unterschriftsprozesse und prüfen Rechnungen für bürobezogene Leistungen sowie objektbezogene Rechnungen
- Sie überwachen Fristen und unterstützen das gesamte Team
- Sie vertreten die Büroassistenz und führen das Büro als zentrale Anlaufstelle, inklusive der Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale
- Sie koordinieren Termine der Teammitglieder, planen Reisen und wickeln die Ein- und Ausgangspost sowie Kuriersendungen ab
- Sie überwachen Termine für Konferenzräume, kümmern sich um die Gästebewirtung und stimmen sich laufend mit den Assistierenden ab, um gegenseitige Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretung zu gewährleisten
Was bieten wir Ihnen?
- Erholungsurlaub: 28 Tage Jahresurlaub zur Förderung der Work-Life-Balance
- Traditionspflege: Zusätzliche 2 freie Tage für traditionelle Anlässe, um regionale Feiertage oder persönliche Traditionen zu zelebrieren
- Vermögensbildung: Angebote für vermögenswirksame Leistungen, um Ihre finanzielle Zukunft aktiv zu unterstützen
- Mobilitätskostenerstattung: Erstattung der Kosten für das Bahnticket für stressfreies und umweltfreundliches Pendeln
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sie verfügen über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Erfahrung im Baubüro
- Sie besitzen sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und eine entsprechend gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Sie sind ein Organisationstalent mit einem hohen Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
- Sie haben Teamgeist und arbeiten selbstständig, engagiert, strukturiert und verantwortungsbewusst
- Sie sind kommunikationsstark und treten sicher und zuvorkommend auf
- Sie sind sicher im Umgang mit den MS Office-Anwendungen
At least 3 years of work experience required
Languages
German
Skill set
Microsoft Office
Dokumentenmanagement
Büroorganisation
About CENTRUM Development GmbH
Erleben Sie die Welt der Immobilienentwicklung, in der wir die Zukunft durch markante Bauprojekte gestalten. In einem herausfordernden und zugleich inspirierenden Umfeld haben Sie die Möglichkeit, die Entwicklung einzigartiger Gebäude in dynamischen Stadtzentren mitzuprägen. Werden Sie Teil eines Teams, das nicht nur Immobilien errichtet, sondern urbane Lebensräume formt. Ihr Engagement kann die Stadtlandschaften von morgen verändern.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of CENTRUM Development GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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