Office Manager (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Du empfängst externe Besucher:innen und bereitest Meetings vor und nach
- Du übernimmst die Verantwortung für die Telefonzentrale und stellst die durchgängige Erreichbarkeit sicher
- Du bist die erste Ansprechperson für alle organisatorischen Themen der Mitarbeitenden
- Du verantwortest die Sekretariatsaufgaben, wie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Du korrespondierst mit Externen in Deutsch und Englisch und verwaltest Verträge (z. B. Leasing, Versicherungen, Dienstleister, etc.)
- Du managst den Fuhrpark (Poolfahrzeuge, Leasingfahrzeuge, Segways) und organisierst selbstständig das gesamte Office Management, inklusive Kontakt zu externen Lieferanten und Kund:innen
Occupational fields
Front Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Support
Was bieten wir dir?
- Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
- Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes Team
- Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
- Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
- Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass du dich an deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
- Viel Gestaltungsspielraum für Ideen und Lösungen
- Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
- Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen
Company Doctor
Paid Continuing Education
Parental Leave
Company Pension Scheme
Agile Working
Design Thinking
Flat Hierarchies
Was solltest du mitbringen?
- Du gehst sicher mit MS Office Programmen, CRM (Adressen anlegen) sowie DHL Labeln um
- Du trittst freundlich und sympathisch auf
- Du bist ein:e Teamplayer:in mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management/Assistenz
- Du arbeitest selbständig, strukturiert und zuverlässig und besitzt einen Führerschein der Klasse B
- Du bist bereit, ausschließlich aus unserem Office in Karlsruhe zu arbeiten
2 to 4 years of work experience required
Languages
German
English
Skill set
Microsoft Office
allgemeine administrative Unterstützung
Front Office
Verpackung und Kennzeichnung
Führerschein
About Starface GmbH
Wir sind ein dynamisch wachsendes Technologieunternehmen. Als Hersteller von IP-Telefonanlagen und -Kommunikationslösungen haben wir uns fest im Markt etabliert und gelten als innovativer Trendsetter. Im Mittelpunkt des Produktportfolios stehen die Linux-basierten Telefonanlagen, die wahlweise als Cloud-Service, Hardware-Appliance und virtuelle VM-Edition verfügbar sind und sich für Unternehmen jeder Größe eignen.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of Starface GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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