Team- und Projektassistenz im Office Management (m/w/d)
Was erwartet Sie?
- Sie organisieren eigenständig das Office Management, einschließlich Ein- und Ausgangspost, Empfang, Korrespondenz, Verwaltung der Telefonzentrale und zentralen Mailpostfächern sowie Zuarbeit für die Buchhaltung
- Sie unterstützen die Beratungsabteilung in administrativen Prozessen, wie Key Account Management, Customer Relationship Management und Projektmanagement, und pflegen die entsprechenden IT-Systeme wie Hubspot und PSOHub
- Sie unterstützen bei der Erstellung und Abgabe von Angeboten und sind verantwortlich für das Bestellwesen sowie die Vertragsadministration
- Sie übernehmen die Organisation von Meetings und Team-Events und sind Ansprechperson für Facility Management und Bürogebäude
- Sie unterstützen im Bereich IT, z. B. bei der Einrichtung von Laptops, Verwaltung von Hardware und Nutzendenadministration, sowie bei der Terminkoordination und dem Kalendermanagement
- Sie koordinieren Reisen und Reisekostenabrechnungen, betreuen das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender und arbeiten im Bereich Marketing und Kommunikation, z.B. bei der Contentpflege der Website, dem Versand von Newsletter-Mailings, der Social-Media-Kommunikation und dem Pressearchiv mit
Occupational fields
Projektassistent (m/w/d)
Assistenten
Support
Was bieten wir Ihnen?
- Mitarbeit in einem interdisziplinären Team und unternehmerischen Umfeld, das die Kultur- und Bildungslandschaft von morgen mitgestaltet und von Leidenschaft und Freude geprägt ist
- Regelmäßige individuelle Fort- und Weiterbildungen
- Ein leistungsorientiertes Einkommen inkl. Prämienzahlung
- JobRad/ Deutschlandticket
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Wunderschönes Büro in der Nähe des Englischen Gartens in Schwabing
Company Doctor
Paid Continuing Education
Parental Leave
Job Bike
Employee Discounts
Company Pension Scheme
Travel allowance
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie haben Ihre kaufmännische Ausbildung mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossen und/oder bringen Erfahrung im Office Management und in der Team-Assistenz mit
- Sie zeichnen sich durch Ihre strukturierte Arbeitsweise aus und stellen hohe Ansprüche an sich selbst und die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse
- Sie beweisen außerordentliches Engagement und haben einen Blick für die Optimierung interner Abläufe und Prozesse
- Sie behalten selbst in stressreichen Situationen den Überblick und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Sie gehen sicher mit Microsoft 365 (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) und den gängigen Internet-Tools um und bezeichnen sich als IT- und Software-affin
- Sie arbeiten gerne in einem Team vor Ort
At least 2 years of work experience required
Languages
German
Skill set
Office Management
Assistenz der Geschäftsführung
Microsoft 365
Optional
HubSpot
pSOS
About actori GmbH
Wir sind das führende Beratungsunternehmen in den Bereichen Kultur, Bildung und Entertainment im deutschsprachigen Raum. Uns verbindet die Leidenschaft für die Kultur, unternehmerisches Handeln sowie die Begeisterung immer wieder neue Lösungsansätze zu entdecken und zu gestalten.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of actori GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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