Office Manager (m/w/d)
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30–35 h per week
No salary specified
Remote work not possible
Als Office Manager (m/w/d) von T3 bist du die zentrale Schaltstelle des Unternehmens. Bei dir laufen Organisation, Finanzen, Personal und Kommunikation zusammen und du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner. Wenn du Ruhe, Souveränität, Organisationstalent und viel positive Energie mitbringst, bis du hier genau richtig!
Was erwartet dich?
- Kommunikation & Büroorganisation
- Zentraler Ansprechpartner für interne Teammitglieder, Kunden, Partner und Dienstleister
- Sicherstellen eines einladenden Büros und effizienter Büroabläufe
- Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen
- Verwaltung von Bürobedarf, Verträgen und Dienstleistern
- Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
- Personal & Lohn
- Personaladministration und Unterstützung bei administrativen Themen
- Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen
- Vorbereitung von Feedback- und Orientierungsgesprächen
- Unterstützung beim Bewerbermanagement
- Verwaltung von Zeitkonten, Urlaubs- und Krankmeldungen
- Betreuung neuer Teammitglieder (Onboarding, Vertragsverwaltung)
- Förderung eines positiven Arbeitsumfelds durch interne Initiativen
- Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen
- Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Belegerfassung und Kontierung
- Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater
- Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
- Erstellung von Finanzauswertungen und Reportings
- Veranstaltungen & Events
- Unterstützung bei der Organisation von internen & externen Events und Messen
- Organisation von Reisen und Reisekostenabrechnungen
Occupational fields
Operations Manager (m/w/d)
Organisationsentwicklung
Management, Führung & Strategie
Was bieten wir dir?
- Karriereentwicklung & Weiterbildung
- Professionelles Onboarding durch persönliches Mentoring
- Kompetenz- und Wert-basiertes Karrieremodell mit klaren Karrierepfaden und Übernahme von mehr Verantwortung
- Externe und interne Weiterbildungen und individuelle Coachings
- Attraktive Vergütung & Boni
- Wettbewerbsfähiges Grundgehalt
- Gehaltssteigerungen bei Erreichen von Meilensteinen
- Beteiligung am Unternehmenserfolg
- Work-Life-Balance & Flexibilität
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
- Individuelle Arbeitszeitmodelle, Workation, Sabbaticals
- Homeoffice-Möglichkeiten und -Ausstattung
- Unternehmenskultur & Teamspirit
- Flache Hierarchien, Vertrauenskultur und offene Kommunikation für ein wertschätzendes Miteinander "auf Augenhöhe
- Ein sympathisches Team aus alten Hasen und jungen Wilden, das sich gegenseitig unterstützt und gerne miteinander Zeit verbringt
- Eine flexible, top-moderne Arbeitswelt, die den Menschen und das Zusammenwirken in agilen Projekten in den Mittelpunkt stellt
- Kaffee & Tee, Getränke, frisches Obst, Snacks etc. for free
- Gesundheits- & Zusatzleistungen
- Betriebliche Altersvorsorge und Versicherungen
- Vergünstigungen wie z.B. Mobility Package, Fitnessstudio, Kindergartenzuschuss
- Verschiedene Werte- und Gesundheitsinitiativen zum Mitmachen und Mitgestalten
- Global Player & Impact
- Projekte mit hoher strategischer Relevanz an vorderster Front von KI und Digitalisierung
- Arbeiten mit Top-Kunden aus der Industrie
- Möglichkeit, spezifische Kompetenzfelder in Netzwerken, Gremien und Fachkongressen zu vertreten
Was solltest du mitbringen?
- Dein fachlicher Hintergrund
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikationen in der Finanzbuchhaltung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Office Management, oder eine vergleichbare Qualifikation
- Du hast mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen
- Du hast praktische Erfahrung in der Lohnvorbereitung und Personalverwaltung und bist mit allen rechtlichen und administrativen Anforderungen bestens vertraut
- Du verfügst über solide praktische Kenntnisse im Bereich Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, im Rechnungswesen und in der Auftragsabwicklung
- Du hast ein gutes Grundwissen im Arbeitsrecht, Steuerrecht und Datenschutz (DSGVO)
Die Aufgaben und Abläufe im Office- und Eventmanagement sind dir bestens vertraut
Buchhaltungssoftware, bevorzugt DATEV / Unternehmen Online, wendest du souverän an - Du bist vertraut mit ERP-Systemen, Controlling- und Projektmanagement-Tools
- Die gängigen MS Office-Anwendungen Word, Teams, PPT, 360° beherrschst du sicher
- Du punktest mit ausgezeichneten Excel-Kenntnissen und lässt dich auch von großen Pivot-Tabellen nicht schrecken
- Du hast ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und deine Englischkenntnisse sind auf gutem C2-Level
- Über dich
- Deine Arbeitsweise ist sehr strukturiert und du organisierst & priorisierst selbständig die vielfältigen Aufgaben deines Jobs
- Du besitzt die Fähigkeit, mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig zu managen und bleibst auch in stressigen Situationen belastbar
- Du übernimmst Verantwortung, schaffst Verbindlichkeit in Absprachen und deine Haltung ist durchgängig kunden- und lösungsorientiert
- Du bist ein kommunikationsstarker Teamplayer, dein Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern ist jederzeit sicher, professionell und empathisch
- Du arbeitest gerne mit Zahlen und bist es gewohnt, im Detail exakt und zugleich effizient zu arbeiten - auch bei langwierigen Routineaufgaben
- Du strahlst Souveränität, Organisationstalent und Freundlichkeit aus und bist die ruhige Kraft, die unser Büro zusammenhält
At least 5 years of relevant experience
Languages
German
English
Skill set
Office Management
Rechnungswesen
Buchhaltung
Microsoft Office
Microsoft Excel
Kommunikative Kompetenz
Organisationsfähigkeit
Teamarbeit
DATEV
ERP-Systeme
Auftragsabwicklung
Personalwesen
About T3 GmbH
Als Lösungsanbieter unterstützt T3 Unternehmen bei der Einführung intelligenter Informationsmanagement-Systeme im Bereich technische Produktinformation, eLearning und Wissensmanagement zum Aufbau Industrie 4.0-fähiger Smart Information & Learning Services für Kunden und Technische Serviceorganisationen.
10-24 employees
IT
Mittelständler
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
For jobs that are still open, you can click the 'Apply now' button. If this is not possible, the job has already been filled or temporarily deactivated.
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of T3 GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
No, companies can only see the applications they have received.
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
Even if you don't meet all the requirements, you can make up for missing knowledge with additional skills. Use the application's questions to address your motivation and show the company why you are still a good fit for the job. If you don't meet many or all of the requirements, the application will not be successful.
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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