Office Manager in Teilzeit für Büroorganisation (m/w/d)
Immediately searched (unlimited)
24–32 h per week
No salary specified
Remote work not possible
Was erwartet dich?
- Du übernimmst die Hauptverantwortung für die Organisation der Büroabläufe und -räumlichkeiten
- Du bearbeitest die Post, bestellst Büromaterial und archivierst Akten
- Du betreust Geschäftspartner:innen telefonisch und empfängst sie persönlich
- Du verfasst Geschäftskorrespondenz und Protokolle in deutscher und englischer Sprache
- Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung für die Mieten- und Finanzbuchhaltung, inklusive Kontrolle und Vorkontierung von Eingangsrechnungen sowie Überprüfung von Spesenabrechnungen
- Du unterstützt im Marketing für die Vermietung und den Verkauf von Wohn- und Gewerbeeinheiten und erstellst Serienbriefe, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen
- Du assistierst der Geschäftsführung sowie der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung
- Du kontrollierst und koordinierst die Arbeit von Bürodienstleistern, wie Reinigungsservice und Handwerker:innen
- Du planst und organisierst Firmenveranstaltungen
Occupational fields
Back Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Support
Was bieten wir dir?
- Überdurchschnittliche Vergütung: Du erhältst ein faires Gehalt und steuerfreie Sachbezüge
- Flexible Teilzeitmöglichkeiten: Du kannst zwischen 24 bis 32 Wochenstunden wählen, verteilt auf 4 oder 5 Arbeitstage pro Woche
- Angenehme Arbeitsumgebung: Du arbeitest in einem freundlichen, kleinen Team mit flachen Hierarchien
- Zusätzliche Annehmlichkeiten: Wir stellen dir Getränke und Snacks bereit und organisieren regelmäßige Firmenevents
Fair Remuneration
Additional Vacation Days
Flat Hierarchies
Promotion of Employee Initiatives
Onboarding Program
Was solltest du mitbringen?
- Du kannst souverän mit Microsoft Office (insbesondere Word, Outlook, Teams und Excel) umgehen und geschäftlichen Schriftverkehr sicher führen
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Du gehst professionell und freundlich mit Kolleg:innen und Kund:innen um
- Du arbeitest selbständig, bist gut organisiert, zuverlässig und umsichtig
- Du hast eine aufgeschlossene und offene Persönlichkeit
- Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C2) und gute Englischkenntnisse (mindestens B1/B2)
1 to 2 years of relevant experience
Languages
German
English
Skill set
Microsoft Office
Microsoft Word
Microsoft Outlook
Microsoft Teams
Microsoft Excel
Finanzbuchhaltung
Optional
Kundenorientierung
Kommunikative Kompetenz
About Optas GmbH
Wir verwalten den Immobilienbestand mehrerer Family Offices in Berlin. Unser Fokus liegt auf Qualität statt Massenabfertigungen, sodass alle von uns betreuten Zinshäuser optimal bewirtschaftet und unsere Kunden zu ihrer vollen Zufriedenheit betreut werden können. Wir sind bestens mit den Besonderheiten von Altbauten vertraut und gestalten das dynamische Berlin voller Begeisterung mit. Zusätzlich zum Asset Management und der Hausverwaltung liegt einer unserer Schwerpunkte im Projektmanagement, hier insbesondere in der Weiterentwicklung von Bestandsimmobilien.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of Optas GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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