Office Manager für Prozesse & Digitalisierung (m/w/d)
Immediately searched (unlimited)
30–40 h per week
No salary specified
No remote work
Was erwartet dich?
- Du organisierst und koordinierst den Büroalltag
- Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und bei allgemeinen administrativen Aufgaben
- Du organisierst Firmenevents und Teamveranstaltungen
- Du verwaltest Bestellungen und Büromaterial sowie das Reisekosten- und Spesenmanagement
- Du bearbeitest und kontierst Ein- und Ausgangsrechnungen und unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung
- Du unterstützt bei kaufmännischen Prozessen in unserem ERP-System sowie DATEV Unternehmen Online und pflegst Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
- Du unterstützt bei der kontinuierlichen Digitalisierung und Optimierung interner Unternehmensprozesse und identifizierst Verbesserungspotenziale in administrativen und kaufmännischen Abläufen
- Du arbeitest eng mit unserem Operations & Automation Manager bei der Umsetzung von Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten zusammen
- Du nimmst fachliche Anforderungen auf, dokumentierst und stimmst diese mit internen Teams und externen Dienstleistern ab
- Du unterstützt bei der Einführung neuer Softwarelösungen und digitaler Arbeitsweisen und förderst die Nutzung von Microsoft 365, Teams, SharePoint und KI-gestützten Werkzeugen im Arbeitsalltag
- Du wirkst bei der Weiterentwicklung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes mit
- Du pflegst unseren LinkedIn-Auftritt und erstellst sowie veröffentlichst Unternehmensbeiträge
- Du unterstützt bei der Pflege unserer Website
- Du kommunizierst professionell mit Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen
- Du unterstützt bei Prequalifikationen und administrativen Projektaufgaben
Occupational fields
Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Support
Was bieten wir dir?
- Attraktive Arbeitsumgebung: Du arbeitest mit modernen Arbeitsmitteln in einer zukunftsorientierten Microsoft-365-Umgebung in einem attraktiven Büroumfeld
- Gestaltungsspielraum: Du hast die Möglichkeit, die Digitalisierung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten und profitierst von kurzen Entscheidungswegen
- Direkte Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, was dir wertvolle Einblicke und Einflussmöglichkeiten bietet
- Kollegiales Umfeld: Du wirst Teil eines motivierten und kollegialen Teams, das dich unterstützt und inspiriert
- Persönliche Entwicklung: Du profitierst von individuellen Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, die deine Karriere fördern
- Langfristige Perspektive: Du hast eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen, das dir Sicherheit und Entwicklungschancen bietet
- Jobrad mit AG-Zuschuss, Mobilitätszuschuss, betriebliche Altersvorsorge, monatliche Sachbezüge
Travel allowance
Paid Continuing Education
Company Pension Scheme
Bonus System
Gym Subscription
Was solltest du mitbringen?
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung und bringst erste Berufserfahrung im Office Management oder einem ähnlichen administrativen Bereich mit.
- Du bist fit im Umgang mit MS 365 (insb. Teams & SharePoint) sowie DATEV und hast idealerweise schon mit einem ERP-System gearbeitet.
- Digitalisierung und Automatisierung sind für dich spannende Themen und du hast Lust, Prozesse aktiv mitzugestalten – erste Berührungspunkte mit KI-Tools oder Power Automate sind ein Plus.
- Mit deiner strukturierten, eigenverantwortlichen Arbeitsweise und Kommunikationsstärke behältst du stets den Überblick und bringst Themen selbstständig voran.
- Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
3 to 5 years of relevant experience
Languages
German
English
Skill set
Microsoft Teams
Kommunikative Kompetenz
Microsoft Office
SharePoint
DATEV
ERP-Systeme
Optional
Microsoft Power Automate
Microsoft Power BI
About RuM Project GmbH
Was entsteht, wenn Leidenschaft und Präzision zusammentreffen? Wir übersetzen die Wünsche internationaler Marken in deutsche Realitäten und gestalten als Generalunternehmer außergewöhnliche Ausbauprojekte. Unsere Mission ist es, Deutschlands erste Wahl für innovative Raumgestaltung zu sein und schlüsselfertige Bauvorhaben mit höchster Sorgfalt umzusetzen. Du bist eingeladen, Teil eines Teams zu werden, das komplexe individuelle Raumkonzepte termingerecht und im Budgetrahmen realisiert, und dabei die Zufriedenheit unserer Kunden sicherstellt. Hier findest du die Möglichkeit, deine Expertise einzubringen und gemeinsam Erfolge zu feiern.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of RuM Project GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Our job offer Office Manager für Prozesse & Digitalisierung (m/w/d) sounds promising? We're looking forward to your application.