Mitarbeiter im Sekretariat (m/w/d)
Immediately searched (unlimited)
39 h per week
No salary specified
No remote work
Was erwartet Sie?
- Sie führen und organisieren eigenverantwortlich das Sekretariat, inklusive Fristenmanagement und Bearbeitung des Schriftverkehrs
- Sie unterstützen bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Sie bereiten Termine vor und nach, inklusive Betreuung und Bewirtung, Präsentationserstellung, Unterlagensammlung, Protokollführung sowie Aufgaben- und Ergebnisnachverfolgung
- Sie erstellen Informations- und Beschlussvorlagen sowie Stellungnahmen
- Sie wirken an bereichsübergreifenden Projekten mit und unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Events und Veranstaltungen
Without leadership experience
Occupational fields
Mitarbeiter Studierendensekretariat (m/w/d)
Sachbearbeiter / Mitarbeiter
Bildungsmanagement und -wissenschaft
Support
Education
Was bieten wir Ihnen?
- Attraktive Vergütung: Sie erhalten eine Bezahlung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD VKA) in der Entgeltgruppe 8, ergänzt durch eine Jahressonderzahlung und leistungsorientiertes Entgelt
- Flexible Arbeitszeiten: Sie profitieren von einer Vollzeitstelle (39 Std./Woche, 5-Tage-Woche) mit Gleitzeit und verbindlicher Kernarbeitszeit
- Umfangreiche Zusatzleistungen: Ihnen stehen individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine betriebliche Altersvorsorge zur Verfügung
- Mobilitätsvorteile: Sie haben Zugriff auf den betriebseigenen Fuhrpark für Dienstfahrten und können ein rabattiertes Deutschlandticket sowie Dienstradleasing nutzen
- Standortsicherheit: Ihr Arbeitsplatz ist in Rostock gesichert
- Angenehmes Arbeitsumfeld: Sie arbeiten in einem familienfreundlichen, konstruktiven und kollegialen Umfeld
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie bringen einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit, idealerweise mit Bezug zur Immobilienwirtschaft.
- Im Umgang mit MS Office sind Sie versiert und haben idealerweise bereits Erfahrung mit SAP oder einer vergleichbaren Software.
- Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Professionalität, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion aus, gepaart mit einer hohen Dienstleistungsorientierung.
- Sie besitzen einen Führerschein der Klasse B.
- Ihre Deutschkenntnisse sind auf verhandlungssicherem Niveau (C1) in Wort und Schrift.
At least 2 years of relevant experience
Languages
German
Skill set
Dokumentation
Büroorganisation
Microsoft Office
Optional
SAP
Immobilienbranche
About KOE – Rostock
Wir, das moderne und leistungsstarke Unternehmen KOE – „Eigenbetrieb Kommunale Objektbewirtschaftung und -entwicklung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock“, sind verantwortlich für die kosteneffiziente Bewirtschaftung, Entwicklung und Vermarktung aller städtischen Immobilien sowie des Güterverkehrszentrums (GVZ) Rostock. Unsere Aufgabenfelder: Die umfangreichen Aufgabenfelder des Eigenbetriebes KOE spiegeln sich im täglichen Leben der Hanse- und Universitätsstadt Rostock wider. Ob beispielsweise Verwaltungsgebäude, Kindertagesstätten, Schulen, Sportstätten, Begegnungszentren oder Gewerbeobjekte – der Bau bzw. die Sanierung und Unterhaltung der dafür benötigten kommunalen Immobilien trägt zu einer guten Infrastruktur sowie einem positiven und freundlichen Stadtbild bei. Dabei setzt der Eigenbetrieb KOE immer mehr auf ökologische Umsetzungen seiner Vorhaben, damit jetzige Bauten auch zukünftigen Anforderungen entsprechen. Durch die Errichtung von Technologiezentren mit multifunktionellen Raumangeboten ist der Eigenbetrieb KOE zudem auch zum engen Partner von Universität und Forschung in der Hanse- und Universitätsstadt Rostock gewachsen.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of KOE – Rostock.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found in your application overview.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact us anytime via email.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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