Office Manager – Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d)
Permanent Employment
Dortmund
Office Manager – Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d)
Immediately searched (unlimited)
40 h per week
No salary specified
1 - 2 days per week homeoffice
Was uns wichtig ist:
Wir suchen keine rein verwaltende Office-Kraft, sondern eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und den Überblick behält. Diese Person soll den Handlungsbedarf erkennen, Themen aktiv ansprechen und praktikable Lösungen entwickeln – ohne dabei die Anforderungen des täglichen Geschäfts aus dem Blick zu verlieren.
Du verbindest kaufmännische Kompetenz, digitale Arbeitsweise und ausgeprägte Umsetzungsstärke? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Was erwartet dich?
- Eigenverantwortliche Organisation des operativen Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der Rechnungsstellung sowie kaufmännischer Prozesse
- Du erstellst und bearbeitest Angebote, Bestellungen und Rechnungen
- Nachverfolgung offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen
- Du unterstützt im Vertriebswesen
- Koordination von Terminen, Dokumenten, Korrespondenz und administrativen Abläufen
- Du korrespondierst und kommunizierst mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen und planst Termine
- Du unterstützt deine Kolleg:innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Pflege und strukturierte Nutzung unserer CRM-, Faktura- und weiteren digitalen Systeme
- Du managst Dokumente und pflegst unsere Datenbanken
- Analyse, Dokumentation und Optimierung interner Prozesse
- Du hinterfragst Prozesse und passt sie nach Bedarf an
- Du baust fehlede Prozesse auf
- Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe
- Du arbeitest dich in neue Softwaretools ein und wendest diese für eine effiziente Büroorganisation an
Without leadership experience
Occupational fields
Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Support
Was bieten wir dir?
- Eine anspruchsvolle und außergewöhnlich abwechslungsreiche Aufgabe
- Viel Eigenverantwortung und echte Gestaltungsmöglichkeiten
- Kurze Entscheidungswege und unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein attraktives, kollegiales Umfeld in einem kleinen, spezialisierten Team
- Moderne IT- und Kommunikationswerkzeuge
- Eine leistungsgerechte Vergütung
- Die Möglichkeit, die weitere Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten
Flat Hierarchies
Company Pension Scheme
Paid Continuing Education
Gym Subscription
Changing Teams
Coaching Offers
Was solltest du mitbringen?
- Abgeschlossenes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Business Management oder einem vergleichbaren Bereich, oder
- Ausbildung im Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Fachwirt-Fortbildung
- Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Office-, Assistenz- oder Operations-Funktion (mindestens 5 Jahre)
- Sehr sicherer Umgang mit modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM- und Faktura-Systemen; Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hoher Anspruch an Qualität, Verbindlichkeit und Termintreue
- Professionelle, wertschätzende und adressatengerechte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
- Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren, konsequent nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
- Freude daran, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und pragmatisch zu verbessern
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
At least 5 years of relevant experience
Languages
German
English
Skill set
Büroorganisation
Selbstständige Arbeitsweise
Microsoft Office
Office Management
Videokonferenzen
Digitale Medien
Telefonie
Optional
Sorgfalt
Kommunikative Kompetenz
About CE Design Technical Compliance GmbH
Wir sind die CE Design Technical Compliance GmbH – ein technisches Beratungsunternehmen mit Sitz in Dortmund. Unser Ziel: Let’s make the world a bit safer. Wir unterstützen Hersteller dabei, Produkte sicher, normkonform und erfolgreich auf den Markt zu bringen. Dazu begleiten wir Unternehmen unter anderem bei CE-Kennzeichnung, Konformitätsbewertung, Risikobeurteilung, Normen- und Richtlinienrecherche, funktionaler Sicherheit sowie technischer Dokumentation. Dabei verbinden wir technisches Know-how mit praxisnaher Beratung und arbeiten eng mit unseren Kund:innen zusammen. CE Design beschreibt sich selbst als interdisziplinär arbeitendes Fachteam, das Unternehmen dabei unterstützt, Gesetze und Normen lückenlos einzuhalten.
By loading the map, cookies are set as specified in our data privacy. Learn more.
Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Is there more information about the application process?
1. Kurzes Kennenlernen via Team-Meeting (10-15 Minuten)
2. Probearbeiten (ca. 4 Stunden)
3. Finale Abstimmungen mit erweitertem Kennenlernen (ca. 2 Stunden)
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of CE Design Technical Compliance GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found in your application overview.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact us anytime via email.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Our job offer Office Manager – Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d) sounds promising? We're looking forward to your application.