Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
Permanent Employment
Langenfeld (Rheinland)
Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
Immediately searched (unlimited)
40 h per week
No salary specified
1 - 2 days per week homeoffice
Was erwartet dich?
- Termine und Kundenkontakt koordinieren: Den Outlook-Kalender der Geschäftsleitung pflegen, interne und externe Termine abstimmen, Konflikte frühzeitig klären und die zugehörige Kundenkommunikation im Namen der Geschäftsleitung übernehmen.
- Kommunikation strukturieren: Das E-Mail-Postfach organisieren, eingehende Themen priorisieren und für nachvollziehbare Bearbeitung und verlässliche Rückmeldungen sorgen.
- Entscheidungen vorbereiten: Fragen, offene Punkte und Entscheidungsbedarf bündeln, relevante Informationen zusammenführen und übersichtlich aufbereiten.
- Flexibel umpriorisieren: Auf kurzfristig geänderte Aufträge reagieren, Prioritäten mit der Geschäftsleitung abstimmen, Auswirkungen auf Termine und Zusagen kommunizieren und zurückgestellte Aufgaben zuverlässig wieder aufnehmen.
- Das Backoffice organisieren: Administrative Abläufe eigenständig steuern, vollständige Informationen und fristgerechte Bearbeitung sicherstellen. Zuständigkeiten, Fristen und nächste Schritte nachhalten, Rückmeldungen einholen und Verzögerungen oder Klärungsbedarf frühzeitig ansprechen.
- Der Steuerberatung für die Buchhaltung zuarbeiten: Rechnungen und Belege sammeln, auf Vollständigkeit prüfen, strukturiert aufbereiten und fristgerecht direkt an die Steuerberatung übermitteln. Fehlende Unterlagen einholen.
- Mit der Steuerberatung kommunizieren: Als zentrale organisatorische Ansprechperson Informationen bereitstellen, Rückfragen mit der Geschäftsleitung oder den zuständigen Mitarbeitenden klären und offene Punkte nachhalten.
- Optional der Steuerberatung für die Lohnbuchhaltung zuarbeiten: Abrechnungsrelevante Personaldaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Änderungen nach interner Freigabe zusammenstellen und direkt an die Steuerberatung übermitteln. Personenbezogene Daten sorgfältig und vertraulich behandeln.
- Events organisieren und weiterentwickeln: Planung, Einladungen, Teilnehmermanagement, Logistik, Ressourcen und Nachbereitung koordinieren. Consultants einbinden und Zuständigkeiten klar verteilen.
- Kontinuität sicherstellen: Bei Abwesenheit der Geschäftsleitung Vorgänge, Termine und Kommunikationsstände aktuell halten, Übergaben vorbereiten und Consultants bei Bedarf organisatorisch unterstützen.
Without leadership experience
Occupational fields
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Assistenten
Support
Was bieten wir dir?
- Direkte Zusammenarbeit und sichtbarer Beitrag: Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen und erlebst unmittelbar, wie deine Arbeit das Tagesgeschäft und die Zusammenarbeit erleichtert
- Verantwortung mit Gestaltungsspielraum: Klare Zuständigkeiten geben dir den Rahmen, Aufgaben eigenständig zu steuern und Abläufe aktiv mitzugestalten
- Kleine, starke Teams: Wir arbeiten mit kurzen Abstimmungswegen, persönlicher Verantwortung und ohne unnötige Hierarchien
- Ein vielseitiges Beratungsumfeld: Du erhältst Einblicke in anspruchsvolle IT-, Transformations- und Security-Themen und unterstützt ein gezielt wachsendes Unternehmen
- Eine Kultur des Mitgestaltens: Teile Wissen, hinterfrage konstruktiv, unterstütze andere und übernimm Verantwortung für deine Zusagen
Coaching Offers
Paid Continuing Education
Onboarding Program
Regular Feedback Meetings
Startup Flair
Project Responsibility
Was solltest du mitbringen?
- Relevante Erfahrung: Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Position.
- Hohe Anpassungsfähigkeit: Du arbeitest gerne in einem Umfeld mit hohem Tempo und häufig wechselnden Prioritäten. Auch kurzfristig geänderte Arbeitsaufträge kannst du schnell einordnen und umsetzen.
- Organisation und Urteilsvermögen: Du erkennst Prioritäten, stellst gezielte Rückfragen und sprichst offen an, wenn Aufgaben oder Termine miteinander konkurrieren.
- Struktur auch bei Unterbrechungen: Du hältst offene Aufgaben, Fristen und Zusagen nachvollziehbar fest, damit bei häufigen Wechseln nichts verloren geht.
- Eigeninitiative und Verlässlichkeit: Du denkst voraus, hältst Aufgaben aktiv nach und führst Themen zu einem Ergebnis.
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein: Du gehst sorgfältig mit vertraulichen Geschäfts- und Personaldaten sowie der Kommunikation im Namen der Geschäftsleitung um.
- Kaufmännisches Verständnis: Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und der Zusammenarbeit mit einer Steuerberatung ist von Vorteil. Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sind willkommen.
- Professionelles Auftreten: Du kommunizierst klar und verbindlich mit Kunden, Geschäftsleitung, Consultants und externen Ansprechpartnern.
- Sicherheit im Umgang mit digitalen Werkzeugen: Du beherrschst Microsoft 365 sehr sicher, insbesondere Outlook.
- Sprachliche Sicherheit: Du kommunizierst professionell auf Deutsch und verfügst über verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Zeitliche Flexibilität im vereinbarten Rahmen: Du bist offen dafür, deine Arbeitszeiten bei Bedarf und nach gemeinsamer Abstimmung anzupassen.
At least 3 years of relevant experience
Languages
German
English
Skill set
Organisationsfähigkeit
Organisation
Teamarbeit
Kommunikative Kompetenz
Microsoft 365
Microsoft Outlook
Microsoft Excel
Optional
Buchhaltung
Kundenorientierung
Administration
Lohnbuchhaltung
About Advisory-ThreeSixty° GmbH
Advisory ThreeSixty° ist eine spezialisierte Managementberatung für komplexe IT-, Transformations- und Security-Umfelder. Unser Anspruch ist einfach: Die Seriösität, die Kunden im Gespräch erleben, muss auch in der Umsetzung gewährleistet sein. Kein Bait & Switch. Kein künstlicher Junior-Overhead. Keine aufgeblasenen Projektstrukturen, die am Ende mehr kosten, als sie leisten. Wir arbeiten mit kleinen, starken Teams, klarer Verantwortung und einer transparenten, benchmarkbasierten Preisstruktur. Unsere Kunden bleiben nicht, weil sie müssen, sondern weil die Zusammenarbeit Wirkung zeigt und sich rechnet. Wir wachsen gezielt und suchen jetzt erfahrene Persönlichkeiten für unsere Cybersecurity-Practice.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of Advisory-ThreeSixty° GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found in your application overview.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact us anytime via email.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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