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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Permanent Employment
Witten
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Without cover letter. In only 2 minutes.
Immediately searched (unlimited)
40 h per week
No salary specified
No remote work
Mehr als Kaffeekochen und Terminplanen! Als Assistenz der Geschäftsführung bist Du eine wichtige organisatorische Schaltstelle mit vielfältigem Aufgabenbereich. Du trittst gegenüber Kunden und Dienstleistern souverän auf, unterstützt unsere Geschäftsführung und Fachabteilungen und kümmerst Dich um Themen zur Arbeitssicherheit. Laufende Versorgungs- und Versicherungsverträge hast Du im Blick, begleitest Umbaumaßnahmen unserer Räumlichkeiten und organisierst Agenturevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und Teamevents.
Was erwartet dich?
Tagesgeschäft
- Assistenz: Als Sprachrohr der Geschäftsführung übernimmst Du administrative Aufgaben, unterstützt organisatorisch die Fachabteilungen und sorgst für reibungslose Abläufe.
- Meetings: Du hilfst bei der Vorbereitung und Umsetzung interner Meetings.
- Korrespondenz: Du kommunizierst professionell, offen und freundlich mit Kunden und Dienstleistern, egal, ob am Telefon, per E-Mail oder face to face.
- Empfang: Du begrüßt Kunden, Bewerber und Besucher und bist deren erster Ansprechpartner.
- Deep Dive: Du übernimmst komplexe Recherchen für die Geschäftsführung und bereitest die Ergebnisse detailliert auf.
- Projektarbeit: Du begleitest interne Projekte und behältst auch bei längeren Vorhaben den Überblick.
- Räumlichkeiten: Von Umbauplanungen über Erweiterungen und Instandhaltung bis zur Kommunikation mit dem Vermieter steuerst Du alles rund um unsere Räumlichkeiten.
- Agenturevents: Ob Sommerfest, Movie-Night, Weihnachtsfeier oder Abteilungsevent: Du planst alles von Anfang bis Ende und sorgst dafür, dass wir zusammen eine schöne Zeit haben.
- Arbeitssicherheit: Du unterstützt bei der Umsetzung von Arbeitsplatzsicherheit und Brandschutz und koordinierst Schulungen mit externen Arbeitsschutz-Profis.
- Laufende Verträge: Du pflegst und prüfst regelmäßig unsere Versicherungs- und Versorgungsverträge, damit wir optimal aufgestellt sind.
- Beschaffung: Du hast den Bestand an Verbrauchsmaterialien im Blick und sorgst dafür, dass wir immer bestens ausgestattet sind.
- Fuhrpark: Du kümmerst Dich um Werkstatttermine und die Instandhaltung unserer Fahrzeuge.
Without leadership experience
Was bieten wir dir?
Arbeiten mit Komfort
- 31 + 1 Tage Urlaub – für Strand, Mount Everest oder Balkonien.
- Homeoffice – fester Bestandteil unserer Arbeitskultur, Umfang nach Absprache.
- Arbeitsplatz – klimatisierte Abteilungsbüros, höhenverstellbare Tische, ergonomische Arbeitsplätze und Multimonitor-Betrieb.
- Gleitzeit & Überstundenausgleich – Kernarbeitszeit 9–16 Uhr, unbezahlte Überstunden gibt es bei uns nicht.
- 50 € steuerfrei monatlich auf unserer Givve-Karte – überall dort, wo Mastercard akzeptiert wird.
- Attraktive Sozialleistungen – z. B. Nettolohn-Optimierung, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen.
- Kinderbetreuungskosten – wir übernehmen den Beitrag für nicht schulpflichtige Kinder in anerkannten, gebührenpflichtigen Betreuungseinrichtungen.
- Mentale Gesundheit – Zugang zu professioneller psychologischer Unterstützung, Workshops und Präventionsprogrammen.
- Dienstrad – dank BikeLeasing für Arbeitsweg und private Nutzung.
- FitX-Mitgliedschaft – vergünstigt, auch bei bestehenden Verträgen.
- Teamwork & Events – Austausch ist uns wichtig: 4 Firmenevents pro Jahr.
- Mitarbeiterfrühstück – täglich zum Selbstkostenpreis, dazu kostenlos Obst, Wasser und Heißgetränke.
- Kein Dresscode – Come as you are! Ob lässig, chic oder sportlich – Du entscheidest.
- Weiterbildung – interne Fortbildungen und Unterstützung bei externen Weiterbildungen.
- Agenturhunde – Dein Hund darf Dich gerne ins Office begleiten.
- Tool-Pool – kostenlose Ausleihe von Werkzeugen, Spielen, Lampen und Grillzubehör.
Paid Continuing Education
Parental Leave
Vehicle Pool
Free Course Offers
Music Allowed at Work
Company Pension Scheme
Was solltest du mitbringen?
Qualifikation & Erfahrung
Von der Unterstützung der Geschäftsführung über den Büroumbau bis zum Sommerfest: Bei Dir laufen die Fäden zusammen. Du sorgst dafür, dass im Agenturalltag alles rund läuft, auch wenn gleich mehrere Themen auf einmal auf dem Tisch liegen.
Klingt das nach Deinem Ding? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres Teams!
- Ausbildung: Du bist kaufmännisch ausgebildet oder hast jobrelevante Erfahrungen auf anderem Weg erworben.
- Berufserfahrung: Du hast bereits Erfahrungen im Bereich der Assistenz oder einer vergleichbaren Position gesammelt.
- Englisch: Du sprichst und schreibst verhandlungssicher Englisch.
- Führerschein: Du besitzt eine gültige Fahrerlaubnis der Führerscheinklasse B.
- Diskretion: Du gehst verschwiegen mit vertraulichen Informationen um.
- Organisationstalent: Du verbindest Liebe zum Detail mit dem Blick für das große Ganze und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nichts aus den Augen.
- Ausdauer: Du bleibst bei langwierigen Projekten motiviert am Ball.
- Kommunikationsstärke: Du trittst souverän auf und drückst Dich schriftlich wie mündlich klar aus.
- Digitale Tools: Du arbeitest sicher mit MS Office und hältst Aufgaben in digitalen Organisationssystemen wie Trello nach.
- Arbeitsschutz: Erste Berührungspunkte mit Arbeitssicherheit oder Brandschutz sind von Vorteil.
- Eventmanagement: Du hast bereits Veranstaltungen mit rund 100 Teilnehmern erfolgreich organisiert und betreut.
Von der Unterstützung der Geschäftsführung über den Büroumbau bis zum Sommerfest: Bei Dir laufen die Fäden zusammen. Du sorgst dafür, dass im Agenturalltag alles rund läuft, auch wenn gleich mehrere Themen auf einmal auf dem Tisch liegen.
Klingt das nach Deinem Ding? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres Teams!
3 to 5 years of relevant experience
Languages
German
Optional
English
Skill set
Organisation
Microsoft Office
Kommunikative Kompetenz
Veranstaltungsmanagement
Driver's licenses
Car (B)
About meap GmbH
Wer sind wir eigentlich? Wir bieten Full Service – vom einzelnen Logo bis hin zu vollständigem Corporate Design: Online-Marketing, SEO-Optimierung, großes Projektmanagement-Kino, Content-Erstellung, Softwareentwicklung oder Datenmanagement. Seit über 20 Jahren. Schicht im Schacht? Bei uns noch lange nicht! Wir packen noch eine Schippe drauf! Halbe Sachen? Gibt's bei uns auch nicht! Wir liefern unseren Kunden Komplettlösungen. Warum? Weil wir enorm Bock darauf haben, geile Projekte umzusetzen und unseren Kunden den besten Service zu bieten! Klassisches Marketing? Können wir auch. Am liebsten sind uns aber die Neuen Medien. Neukunden? Kommen bei uns meistens auf Empfehlung! Die lassen wir gut aussehen, bringen sie ins Rampenlicht und an die Pole Position der Google-Suchergebnisse. Quick Facts: - über 20 Jahre Erfahrung - Classic + New Media - über 80 fest angestellte Mitarbeiter - mehr als 1000m² Agenturfläche - von Kunden empfohlen
Founded in 2001
50-99 employees
Marketing, Werbung & PR
Mittelständler
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Is the job I see still available?
For jobs that are still open, you can click the 'Apply now' button. If this is not possible, the job has already been filled or temporarily deactivated.
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of meap GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found in your application overview.
Can other companies see where else I have applied?
No, companies can only see the applications they have received.
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact us anytime via email.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
Even if you don't meet all the requirements, you can make up for missing knowledge with additional skills. Use the application's questions to address your motivation and show the company why you are still a good fit for the job. If you don't meet many or all of the requirements, the application will not be successful.
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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You can find the company’s specific privacy policyhere.