Teamassistenz / Administration / Büromanagement (w/m/d)
Permanent Employment
Pforzheim
Teamassistenz / Administration / Büromanagement (w/m/d)
Wir befinden uns auf Wachstumskurs und suchen zur Verstärkung unseres engagierten Teams eine Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit. Werden Sie Teil des Teams, eine wertvolle Unterstützung für die allgemeine Büroorganisation und für das Team FBI (Finanzen, Büro, interne Verwaltung)!
Ihre Aufgaben:
- Sie übernehmen allgemeine Sekretariatstätigkeiten und die Büroorganisation inkl. Telefonzentrale und Post
- Sie unterstützen Kollegen (insbesondere Buchhaltung und Finanzen)
- Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, betreuen Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner
- Sie unterstützen die interne Fahrzeugübergabe und -kontrolle
- Sie prüfen und erfassen Eingangsrechnungen
- Sie fakturieren verschiedene Leistungen an die Kunden
- Sie vergeben Aufträge an Dienstleister und pflegen Stammdaten
- Sie übernehmen die Vertragsverwaltung und Neukundenanlage
Occupational fields
Büroassistent (m/w/d)
Assistenten
Support
Wir bieten:
- Anstellung in einer krisensicheren Branche bei attraktiver Bezahlung
- Schnell wachsendes Unternehmen mit innovativen Produkten und vielseitigen Aufgaben
- Spannende Kunden, abwechslungsreiche Projekte und ein hoch motiviertes Team
- Die Chance, Ihre eigenen Ideen und vielfältigen Fähigkeiten einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Flache Hierarchien und zielorientierter Führungsstil
- Gut erreichbarer, moderner Arbeitsplatz mit hochwertiger Arbeitsausstattung
- Unvergessliche Teamevents und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
Paid Continuing Education
Voluntarily Engaged
Music Allowed at Work
Fair Remuneration
Agile Working
Design Thinking
Flat Hierarchies
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung, gerne im büro-kaufmännischen Bereich und mehrjährige relevante Berufserfahrung
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Organisationstalent sowie hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung
- Ausgeprägtes Kosten- und Qualitätsbewusstsein
- Zielorientierte, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise mit hoher Eigenmotivation
- Teamfähigkeit, Loyalität und Zuverlässigkeit
At least 1 year of work experience required
Languages
German
English
Skill set
Organisation
Hands-on Mentalität
Kundenbetreuung
Microsoft Office
Teamarbeit
Rechnungswesen
Operativer Einkauf
About reputatio systems GmbH & Co. KG
reputatio - we connect people, technology, vision and reality Seit über 20 Jahren steht reputatio für moderne Cloud-Telekommunikationslösungen, IT-Infrastruktur und strategische Beratung auf Augenhöhe. Mit unserer innovativen Cloud-Telefonanlage reputatio CallManager sowie unseren Virtual DataCenter und Dynamic Network-Lösungen verbinden wir, was zusammen gehört – Mensch, Technologie, Vision und Wirklichkeit. So erleichtern wir das tägliche Leben unserer Geschäftskunden aus dem Mittelstand und dem Konzernumfeld durch digitale Kommunikation, die funktioniert. Unser Erfolg gründet auf einer familiären Teamkultur, geprägt von echter Kundenorientierung, Hands-on-Mentalität, offener Kommunikation, Integrität und Menschlichkeit – vereint durch die gemeinsame Motivation, nachhaltig etwas zu bewegen. Was wir Ihnen bieten? Eine ganze Menge spannende Aufgaben, Raum für Mitgestaltung und Chancen zu Selbstverwirklichung. Bewerben Sie sich jetzt bei reputatio und werden Sie Teil unseres Erfolgs!
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Are there more informations about the application process?
Nach Sichtung Ihrer Bewerbungsunterlagen (mindestens Lebenslauf und relevante Zeugnisse) melden wir uns zeitnah bei Ihnen mit einem Terminvorschlag für ein erstes Kennenlerngespräch via Microsoft Teams.
2. Zweitgespräch mit der Fachabteilung:
Wenn das erste Gespräch für beide Seiten positiv verläuft, laden wir Sie zu einem vertiefenden Zweitgespräch mit der Fachabteilungsleitung ein – gerne persönlich bei uns vor Ort.
3. Probetag zum gegenseitigen Kennenlernen:
Zum Abschluss haben Sie die Möglichkeit, bei einem Probetag vor Ort unser Team, die Arbeitsweise und Ihren potenziellen Arbeitsplatz besser kennenzulernen. So können wir gemeinsam herausfinden, ob es nicht nur fachlich, sondern auch menschlich gut passt – für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of reputatio systems GmbH & Co. KG.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Our job offer Teamassistenz / Administration / Büromanagement (w/m/d) sounds promising? We're looking forward to your application.
