Backoffice and Office Management (m/w/d)
Zusammen mit deinem Backoffice-Team kümmerst du dich darum, dass der Laden laufen kann: Administration, Organisation, Auftragserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen. Mit deinem Team hälst du den Kollegen aus Technik, Vertrieb und Marketing den Rücken frei.
In der Postabwicklung, Rechnungsprüfung und vorbereitenden Buchhaltung kennst du dich aus, übernimmst das Bestellwesen und die Verwaltung von Dienstleistern. Wenn deine Kollegen auf Geschäftsreise sind kümmerst du dich um die Organisation, die Reisekostenabrechnung, sowie das Fuhrparkmanagement.
Für unsere Kund:innen und Geschäftspartner:innen bist du die die erste Ansprechperson am Telefon und Empfang, immer mit einem Lächeln.
Deine Verantwortlichkeiten und Aufgaben:
- Du unterstützt das bestehende Backoffice-Team bei der Abwicklung sämtlicher administrativer sowie organisatorischer Aufgaben und Geschäftsprozesse wie Auftragserfassung, Rechnungslegung und Mahnwesen
- Du bearbeitest die Ein- und Ausgangspost inkl. Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung
- Du übernimmst das Bestellwesen und die Verwaltung von Dienstleistern
- Du organisierst Reisen und Reisekostenabrechnungen sowie das Fuhrparkmanagement
- Du bist eine freundliche erste Ansprechperson für unsere Kund:innen und Geschäftspartner am Telefon und Empfang
Was bieten wir Dir?
- 30 Urlaubstage
- Eine attraktive, faire Vergütung
- Zulagen zur Verpflegung und ÖpnV
- Ein tolles Team und regelmäßige Events
- Einen einzigartigen Arbeitsplatz in perfekter Lage am Hafen Münster
- Wasser, Kaffee, Tee und Obst
- Mobiles Arbeiten an einem Tag pro Woche
- Die Möglichkeit dich über den Tellerrand zu schauen und andere Fachbereiche zu erarbeiten
Was solltest Du mitbringen?
- Du bringst mindestens schon zwei Jahre Berufserfahrung im Backoffice oder Office Management mit
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d)
- Du verfügst über fundierte Kenntnisse gängiger MS Office Anwendungen
- Du beherrschst die deutsche Sprache sehr gut in Wort und Schrift, und verhandlungssicheres Englisch
- Du arbeitest selbständig, strukturiert und organisiert
- Du bist zuverlässig, teamfähig, flexibel und engagiert
All levels welcome (no experience required)
Languages
Skill set
About XIMEA GmbH
Verändere die Zukunft der Bildgebung – werde Teil von XIMEA! Hi, wir sind XIMEA – der innovative Kamerahersteller, der durch seine einzigartigen Denkweisen und Technologien heraussticht. Als ein Team leidenschaftlicher Experten entwickeln und produzieren wir hochmoderne Kameras und Bildgebungssysteme für Industrie und Wissenschaft und verkaufen sie weltweit. Wir sind überzeugt, dass Vielfältigkeit der Schlüssel zu bahnbrechenden Innovationen ist, und suchen deine Kreativität, Fachkenntnisse und neuen Denkansätze. Unsere Marketing- und Vertriebsgesellschaft liegt im pulsierenden Hafen von Münster, von wo aus wir unsere zukunftsweisenden Produkte zu Startups und etablierten Playern weltweit bringen. Bei XIMEA erwarten dich unzählige Herausforderungen und Wachstumschancen. Komm in unser Team und präge die Zukunft mit deinen Ideen!
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of XIMEA GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Our job offer Backoffice and Office Management (m/w/d) sounds promising? We're looking forward to your application.
