Office Manager (m/w/d)
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Was erwartet Sie?
- Sie betreuen unsere Zentrale: Mit Ihrer freundlichen Art sind Sie die erste Anlaufstelle für Anrufer:innen und Besucher:innen und garantieren eine positive sowie professionelle Kommunikation
- Sie sorgen für die Office- und Gästebetreuung: Sie stellen sicher, dass unser Office und unsere Meetingräume optimal vorbereitet sind und betreuen unsere Gäste herzlich
- Sie arbeiten eng mit externen Partner:innen wie bspw. Hausverwaltung und Getränkelieferant zusammen und sind verantwortlich für das zentrale Bestellwesen
- Sie kümmern sich um die präzise Planung und Buchung von Geschäftsreisen, damit unsere Kolleg:innen bestens vorbereitet und entspannt ihre Ziele erreichen
- Sie verwalten unseren Fuhrpark mit einem Blick für Details und Effizienz
- Sie gewährleisten die korrekte und aktuelle Pflege unserer Stammdaten im CRM-System und tragen so dazu bei, dass wir in unseren internen Abläufen immer unser Bestes geben können
- Sie kümmern sich um die Auswertung zur Arbeitszeiterfassung, einschließlich monatlicher Saldenauswertungen, Zeitkorrekturen und Nachbuchungen
- Sie kümmern sich um die präzise Erfassung der Kund:innenaufträge und unterstützen das Team bei der Rechnungsstellung
- Sie leisten wertvolle Unterstützung bei der Terminkoordination und Organisation sowie in anderen organisatorischen Angelegenheiten
- Sie tragen mit Ihren Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Office-Prozesse bei, um unsere Abläufe effizienter zu gestalten
Was bieten wir Ihnen?
- Gemeinsam wachsen: Unser Unternehmen ist ein Arbeitgeber, der Sie in allen Lebensphasen bestmöglich unterstützen möchte
- Flexibles Arbeiten & Work-Life-Balance sind für uns deshalb selbstverständlich. Nutzen Sie unsere flexiblen Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten: Wir wissen das Know-How und Expertenwissen unserer Mitarbeiter*innen zu schätzen und fördern dieses entsprechend individuell
- Modernes Büro & optimale Anbindung: Modern ausgestattetes Büro in zentraler Lage am Karlsruher Hauptbahnhof; gute Verkehrsanbindung
- Attraktive Benefits: Aktivpausen, JobRad-Leasing, monatlicher steuerfreier Sachbezug und MeinMPP für das Leasing von Hardware
- Unsere „Klassiker“: 30-Tage-Urlaub, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, ein Obstkorb und kostenlose Getränke sind für uns selbstverständlich
Paid Continuing Education
Parental Leave
Company Car
Company Pension Scheme
Agile Working
Flat Hierarchies
Onboarding Program
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie haben erste Erfahrungen im Bereich Office Management oder sind ein:e motivierte:r Berufseinsteiger:in
- Sie verfügen über Organisationstalent und eine gut strukturierte Arbeitsweise, die dafür sorgt, dass alle Abläufe im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren
- Sie überzeugen sowohl am Telefon als auch im persönlichen Kontakt durch hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und gute Englischkenntnisse
- Sie nutzen gängige Microsoft Office-Anwendungen wie Word und Excel routiniert und sicher in Ihrem Arbeitsalltag
- Sie stellen sich neuen Programmen und Anforderungen in der Digitalisierung mit Freude und Wissbegierde
All levels welcome (no experience required)
Languages
German
English
Skill set
Microsoft Office
Optional
CRM-Systeme
Reiseplanung
Fuhrpark-Management
Auftragsabrechnung
About Innoface AG
Unsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Dabei werden die gängigen und aktuellen Technologien und Programmiersprachen eingesetzt. So besteht die Möglichkeit, sich weiter zu qualifizieren und den eigenen Marktwert erheblich zu steigern.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of Innoface AG.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Our job offer Office Manager (m/w/d) sounds promising? We're looking forward to your application.
You can find the company’s specific privacy policyhere.
