Executive Assistent / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Festanstellung
Berlin
Executive Assistent / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Koordination und Verwaltung von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung
- Vor- und Nachbereitung von Meetings
- interne und externe Kommunikation in Absprache mit der Geschäftsführung, inkl. Geschäftskorrespondenz auf deutsch und englisch
- Planung und Buchung von Geschäftsreisen
- Erstellung der Reisekostenabrechnung
- diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen und sensibler Dokumente
- Unterstützung im BeteiligungsmanagementDatenaufbereitung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten
Analyse und Reportings
Prozessmanagement
Überwachung von Fristen, Terminen und Vertragsverwaltung
enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Recht, Finanzen, externen Berater*innen
Was bieten wir dir?
- attraktive Vergütung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
- Wenig Montagearbeit
- kaum Schicht- oder Wochenendarbeit
- Freizeitausgleiche
- Essenszuschuss bei Außendiensttätigkeit
- Flache Hierarchien und Teilhabe an Entscheidungsprozessen
- Modernste technische Ausstattung
- Abwechslungsreiche Aufgaben
- Spendit-Cad zur Erfüllung eigener Wünsche
- Nutzung von Firmen-PKW
- Sabbatical
- Firmenevents
Agiles Arbeiten
Verpflegungszuschuss
Sabbatical möglich
Regelmäßige Feedbackgespräche
Projektverantwortung
Förderung von Mitarbeiterinitiativen
Was solltest du mitbringen?
- Abgeschlossene Ausbildung als Bürofachkraft, Kauffrau*mann für Büromanagement, Sachbearbeiter*in, Verwaltungsfachangestellte*r
- mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistent, idealerweise in einem dynamischen, international agierenden Umfeld
- sicherer Umgang mit MS Office (insb. PP, Excel) und gängigen Projektmanagement-Tools
- erste Erfahrungen und/oder starkes Interesse an Aufgaben im Bereich Beteiligungs- und Projektmanagement von Vorteil
- Erfahrung mit Termin- und Reiseplanmanagement
- Erfahrung mit Vor- und Nachbereitung von Meetings (Präsentationen, Protokolle etc.)
- Erfahrung mit Eventplanung
- Erfahrung mit Reporting und Analysen
- Erfahrung im Vertragsmanagement
- exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- hervorragende Fähigkeiten zur Strukturierung und Priorisierung von Aufgaben in einem komplexen und oft schnelllebigen Umfeld
- Fähigkeiten, Daten zu analysieren und verständlich aufzuarbeiten
- absolute Vertrauenswürdigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Teamfähigkeit
- Fahrerlaubnis Klasse B von Vorteil
2 bis 4 Jahre Berufserfahrung erforderlich
Sprachen
Deutsch
Optional
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Terminplanung
Microsoft Office
Teamarbeit
Kommunikative Kompetenz
Veranstaltungsmanagement
Über Deutsche InfraSoft GmbH
Als dynamisches und wachsendes Unternehmen setzen wir uns standortübergreifend für ein starkes und modernes Straßen- und Schienennetz in Deutschland ein und machen Infrastrukturdaten effizient und sicher nutzbar. Die Deutsche InfraSoft GmbH bündelt die Kernkompetenzen mehrerer Unternehmen im Bereich BIM-Modellierung, Vermessung und Geoinformationen an verschiedenen Standorten in ganz Deutschland.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wie sieht der Bewerbungsprozess nach meiner Bewerbung aus?
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von Deutsche InfraSoft GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Executive Assistent / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
