Teamassistenz im Office Management (m/w/d)
Festanstellung
Karlsruhe
Teamassistenz im Office Management (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Du verwaltest unsere Studenten-WGs und kümmerst dich um alle damit verbundenen organisatorischen Aufgaben
- Du organisierst und koordinierst unsere Poolfahrzeuge
- Du übernimmst die Bearbeitung der Post und verwaltest unsere Schlüssel
- Du erledigst Office-Einkäufe und sorgst dafür, dass Snacks, Obst und Getränke immer bereitstehen
- Du strukturierst unsere Ablage und hältst die Dokumentenorganisation im Griff
- Du planst und setzt interne Team-Events um
- Du unterstützt das Team mit Recherchen und übernimmst vielfältige administrative Aufgaben
- Du sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft
Berufsfelder
Back Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Personaladministration
Human Resources
Support
Was bieten wir dir?
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen, motivierten Team
- Eine angenehme und wertschätzende Arbeitsatmosphäre mit kurzen Kommunikationswegen
- Ein offenes und kommunikatives Team, das bereit ist für deine Unterstützung
- Raum für eigene Ideen und aktive Gestaltungsmöglichkeiten bei deinen Projekten
- Kostenloses Obst und gesunde Snacks für zwischendurch
- Freie Softdrinks, Kaffee und Tee aus unserer vollausgestatteten Station
- Wöchentlichen Teamlunch zum gemeinsamen Austausch und Kennenlernen
- Eigenen Sportraum direkt im Büro für deine Work-Life-Balance
- Personal Training 2x pro Woche für deine Fitness
- Yoga-Sessions 2x pro Woche für Entspannung und Ausgleich
Flache Hierarchien
Elternzeit
Sport- und Erholungsangebote
Onboarding Programm
Agiles Arbeiten
Förderung von Mitarbeiterinitiativen
Was solltest du mitbringen?
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Du hast bereits mindestens 3 Jahre als Teamassistenz (m/w/d) oder in einer ähnlichen Position gearbeitet
- Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Du verfügst über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein Multitasking-Talent
- Du bist kommunikationsstark und trittst freundlich auf
- Du hast eine Teamplayer-Mentalität und die Fähigkeit, in einem kleinen Team effektiv zu arbeiten
- Du arbeitest selbstständig und strukturiert
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung erforderlich
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Microsoft Office
Office Management
Optional
Veranstaltungsmanagement
Über das Unternehmen
Wir sind ist ein Family Office mit Fokus auf Administration, Finance, Legal und Real Estate Projekten.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Warum sehe ich nicht, bei welchem Unternehmen ich mich bewerbe?
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Teamassistenz im Office Management (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.