Team- und Projektassistenz im Office Management (m/w/d)
Was erwartet Sie?
- Sie organisieren eigenständig das Office Management, einschließlich Ein- und Ausgangspost, Empfang, Korrespondenz, Verwaltung der Telefonzentrale und zentralen Mailpostfächern sowie Zuarbeit für die Buchhaltung
- Sie unterstützen die Beratungsabteilung in administrativen Prozessen, wie Key Account Management, Customer Relationship Management und Projektmanagement, und pflegen die entsprechenden IT-Systeme wie Hubspot und PSOHub
- Sie unterstützen bei der Erstellung und Abgabe von Angeboten und sind verantwortlich für das Bestellwesen sowie die Vertragsadministration
- Sie übernehmen die Organisation von Meetings und Team-Events und sind Ansprechperson für Facility Management und Bürogebäude
- Sie unterstützen im Bereich IT, z. B. bei der Einrichtung von Laptops, Verwaltung von Hardware und Nutzendenadministration, sowie bei der Terminkoordination und dem Kalendermanagement
- Sie koordinieren Reisen und Reisekostenabrechnungen, betreuen das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender und arbeiten im Bereich Marketing und Kommunikation, z.B. bei der Contentpflege der Website, dem Versand von Newsletter-Mailings, der Social-Media-Kommunikation und dem Pressearchiv mit
Berufsfelder
Projektassistent (m/w/d)
Assistenten
Support
Was bieten wir Ihnen?
- Mitarbeit in einem interdisziplinären Team und unternehmerischen Umfeld, das die Kultur- und Bildungslandschaft von morgen mitgestaltet und von Leidenschaft und Freude geprägt ist
- Regelmäßige individuelle Fort- und Weiterbildungen
- Ein leistungsorientiertes Einkommen inkl. Prämienzahlung
- JobRad/ Deutschlandticket
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Wunderschönes Büro in der Nähe des Englischen Gartens in Schwabing
Betriebsarzt
Bezahlte Weiterbildung
Elternzeit
Jobrad
Mitarbeiterrabatte
Betriebliche Altersvorsorge
Fahrtkostenzuschuss
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie haben Ihre kaufmännische Ausbildung mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossen und/oder bringen Erfahrung im Office Management und in der Team-Assistenz mit
- Sie zeichnen sich durch Ihre strukturierte Arbeitsweise aus und stellen hohe Ansprüche an sich selbst und die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse
- Sie beweisen außerordentliches Engagement und haben einen Blick für die Optimierung interner Abläufe und Prozesse
- Sie behalten selbst in stressreichen Situationen den Überblick und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Sie gehen sicher mit Microsoft 365 (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) und den gängigen Internet-Tools um und bezeichnen sich als IT- und Software-affin
- Sie arbeiten gerne in einem Team vor Ort
Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung erforderlich
Sprachen
Deutsch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Office Management
Assistenz der Geschäftsführung
Microsoft 365
Optional
HubSpot
pSOS
Über actori GmbH
Wir sind das führende Beratungsunternehmen in den Bereichen Kultur, Bildung und Entertainment im deutschsprachigen Raum. Uns verbindet die Leidenschaft für die Kultur, unternehmerisches Handeln sowie die Begeisterung immer wieder neue Lösungsansätze zu entdecken und zu gestalten.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von actori GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Team- und Projektassistenz im Office Management (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.