Office Manager (m/w/d)
Ohne Anschreiben. In nur 2 Minuten.
Ab sofort gesucht (unbefristet)
30–35 h pro Woche
Kein Gehalt angegeben
Kein Homeoffice
Als Office Manager (m/w/d) von T3 bist du die zentrale Schaltstelle des Unternehmens. Bei dir laufen Organisation, Finanzen, Personal und Kommunikation zusammen und du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner. Wenn du Ruhe, Souveränität, Organisationstalent und viel positive Energie mitbringst, bis du hier genau richtig!
Was erwartet dich?
- Kommunikation & Büroorganisation
- Zentraler Ansprechpartner für interne Teammitglieder, Kunden, Partner und Dienstleister
- Sicherstellen eines einladenden Büros und effizienter Büroabläufe
- Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen
- Verwaltung von Bürobedarf, Verträgen und Dienstleistern
- Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
- Personal & Lohn
- Personaladministration und Unterstützung bei administrativen Themen
- Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen
- Vorbereitung von Feedback- und Orientierungsgesprächen
- Unterstützung beim Bewerbermanagement
- Verwaltung von Zeitkonten, Urlaubs- und Krankmeldungen
- Betreuung neuer Teammitglieder (Onboarding, Vertragsverwaltung)
- Förderung eines positiven Arbeitsumfelds durch interne Initiativen
- Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen
- Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Belegerfassung und Kontierung
- Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater
- Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
- Erstellung von Finanzauswertungen und Reportings
- Veranstaltungen & Events
- Unterstützung bei der Organisation von internen & externen Events und Messen
- Organisation von Reisen und Reisekostenabrechnungen
Berufsfelder
Operations Manager (m/w/d)
Organisationsentwicklung
Management, Führung & Strategie
Was bieten wir dir?
- Karriereentwicklung & Weiterbildung
- Professionelles Onboarding durch persönliches Mentoring
- Kompetenz- und Wert-basiertes Karrieremodell mit klaren Karrierepfaden und Übernahme von mehr Verantwortung
- Externe und interne Weiterbildungen und individuelle Coachings
- Attraktive Vergütung & Boni
- Wettbewerbsfähiges Grundgehalt
- Gehaltssteigerungen bei Erreichen von Meilensteinen
- Beteiligung am Unternehmenserfolg
- Work-Life-Balance & Flexibilität
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
- Individuelle Arbeitszeitmodelle, Workation, Sabbaticals
- Homeoffice-Möglichkeiten und -Ausstattung
- Unternehmenskultur & Teamspirit
- Flache Hierarchien, Vertrauenskultur und offene Kommunikation für ein wertschätzendes Miteinander "auf Augenhöhe
- Ein sympathisches Team aus alten Hasen und jungen Wilden, das sich gegenseitig unterstützt und gerne miteinander Zeit verbringt
- Eine flexible, top-moderne Arbeitswelt, die den Menschen und das Zusammenwirken in agilen Projekten in den Mittelpunkt stellt
- Kaffee & Tee, Getränke, frisches Obst, Snacks etc. for free
- Gesundheits- & Zusatzleistungen
- Betriebliche Altersvorsorge und Versicherungen
- Vergünstigungen wie z.B. Mobility Package, Fitnessstudio, Kindergartenzuschuss
- Verschiedene Werte- und Gesundheitsinitiativen zum Mitmachen und Mitgestalten
- Global Player & Impact
- Projekte mit hoher strategischer Relevanz an vorderster Front von KI und Digitalisierung
- Arbeiten mit Top-Kunden aus der Industrie
- Möglichkeit, spezifische Kompetenzfelder in Netzwerken, Gremien und Fachkongressen zu vertreten
Was solltest du mitbringen?
- Dein fachlicher Hintergrund
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikationen in der Finanzbuchhaltung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Office Management, oder eine vergleichbare Qualifikation
- Du hast mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen
- Du hast praktische Erfahrung in der Lohnvorbereitung und Personalverwaltung und bist mit allen rechtlichen und administrativen Anforderungen bestens vertraut
- Du verfügst über solide praktische Kenntnisse im Bereich Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, im Rechnungswesen und in der Auftragsabwicklung
- Du hast ein gutes Grundwissen im Arbeitsrecht, Steuerrecht und Datenschutz (DSGVO)
Die Aufgaben und Abläufe im Office- und Eventmanagement sind dir bestens vertraut
Buchhaltungssoftware, bevorzugt DATEV / Unternehmen Online, wendest du souverän an - Du bist vertraut mit ERP-Systemen, Controlling- und Projektmanagement-Tools
- Die gängigen MS Office-Anwendungen Word, Teams, PPT, 360° beherrschst du sicher
- Du punktest mit ausgezeichneten Excel-Kenntnissen und lässt dich auch von großen Pivot-Tabellen nicht schrecken
- Du hast ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und deine Englischkenntnisse sind auf gutem C2-Level
- Über dich
- Deine Arbeitsweise ist sehr strukturiert und du organisierst & priorisierst selbständig die vielfältigen Aufgaben deines Jobs
- Du besitzt die Fähigkeit, mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig zu managen und bleibst auch in stressigen Situationen belastbar
- Du übernimmst Verantwortung, schaffst Verbindlichkeit in Absprachen und deine Haltung ist durchgängig kunden- und lösungsorientiert
- Du bist ein kommunikationsstarker Teamplayer, dein Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern ist jederzeit sicher, professionell und empathisch
- Du arbeitest gerne mit Zahlen und bist es gewohnt, im Detail exakt und zugleich effizient zu arbeiten - auch bei langwierigen Routineaufgaben
- Du strahlst Souveränität, Organisationstalent und Freundlichkeit aus und bist die ruhige Kraft, die unser Büro zusammenhält
Mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Office Management
Rechnungswesen
Buchhaltung
Microsoft Office
Microsoft Excel
Kommunikative Kompetenz
Organisationsfähigkeit
Teamarbeit
DATEV
ERP-Systeme
Auftragsabwicklung
Personalwesen
Über T3 GmbH
Als Lösungsanbieter unterstützt T3 Unternehmen bei der Einführung intelligenter Informationsmanagement-Systeme im Bereich technische Produktinformation, eLearning und Wissensmanagement zum Aufbau Industrie 4.0-fähiger Smart Information & Learning Services für Kunden und Technische Serviceorganisationen.
10-24 Mitarbeiter
IT
Mittelständler
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Bei Jobs, die noch zu besetzen sind, kannst du auf den Button 'Jetzt bewerben' klicken. Ist dies nicht möglich, wurde der Job bereits besetzt oder vorübergehend deaktiviert.
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von T3 GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Nein, Unternehmen können nur ihre eigens eingegangenen Bewerbungen sehen.
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
Auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, kannst du fehlende Kenntnisse durch weitere Fähigkeiten ausgleichen. Nutze die Bewerberfragen, um auf deine Motivation einzugehen und zeige dem Unternehmen, warum du dennoch auf den Job passt. Solltest du viele oder alle Anforderungen nicht erfüllen, wird die Bewerbung nicht erfolgreich sein.
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Office Manager (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
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Die spezifische Datenschutzerklärung des Unternehmens findest duhier.
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