Office Manager in Teilzeit für Büroorganisation (m/w/d)
Ab sofort gesucht (unbefristet)
24–32 h pro Woche
Kein Gehalt angegeben
Kein Homeoffice
Was erwartet dich?
- Du übernimmst die Hauptverantwortung für die Organisation der Büroabläufe und -räumlichkeiten
- Du bearbeitest die Post, bestellst Büromaterial und archivierst Akten
- Du betreust Geschäftspartner:innen telefonisch und empfängst sie persönlich
- Du verfasst Geschäftskorrespondenz und Protokolle in deutscher und englischer Sprache
- Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung für die Mieten- und Finanzbuchhaltung, inklusive Kontrolle und Vorkontierung von Eingangsrechnungen sowie Überprüfung von Spesenabrechnungen
- Du unterstützt im Marketing für die Vermietung und den Verkauf von Wohn- und Gewerbeeinheiten und erstellst Serienbriefe, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen
- Du assistierst der Geschäftsführung sowie der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung
- Du kontrollierst und koordinierst die Arbeit von Bürodienstleistern, wie Reinigungsservice und Handwerker:innen
- Du planst und organisierst Firmenveranstaltungen
Berufsfelder
Back Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Support
Was bieten wir dir?
- Überdurchschnittliche Vergütung: Du erhältst ein faires Gehalt und steuerfreie Sachbezüge
- Flexible Teilzeitmöglichkeiten: Du kannst zwischen 24 bis 32 Wochenstunden wählen, verteilt auf 4 oder 5 Arbeitstage pro Woche
- Angenehme Arbeitsumgebung: Du arbeitest in einem freundlichen, kleinen Team mit flachen Hierarchien
- Zusätzliche Annehmlichkeiten: Wir stellen dir Getränke und Snacks bereit und organisieren regelmäßige Firmenevents
Faire Vergütung
Zusätzliche Urlaubstage
Flache Hierarchien
Förderung von Mitarbeiterinitiativen
Onboarding Programm
Was solltest du mitbringen?
- Du kannst souverän mit Microsoft Office (insbesondere Word, Outlook, Teams und Excel) umgehen und geschäftlichen Schriftverkehr sicher führen
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Du gehst professionell und freundlich mit Kolleg:innen und Kund:innen um
- Du arbeitest selbständig, bist gut organisiert, zuverlässig und umsichtig
- Du hast eine aufgeschlossene und offene Persönlichkeit
- Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C2) und gute Englischkenntnisse (mindestens B1/B2)
1 bis 2 Jahre relevante Erfahrung
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Microsoft Office
Microsoft Word
Microsoft Outlook
Microsoft Teams
Microsoft Excel
Finanzbuchhaltung
Optional
Kundenorientierung
Kommunikative Kompetenz
Über Optas GmbH
Wir verwalten den Immobilienbestand mehrerer Family Offices in Berlin. Unser Fokus liegt auf Qualität statt Massenabfertigungen, sodass alle von uns betreuten Zinshäuser optimal bewirtschaftet und unsere Kunden zu ihrer vollen Zufriedenheit betreut werden können. Wir sind bestens mit den Besonderheiten von Altbauten vertraut und gestalten das dynamische Berlin voller Begeisterung mit. Zusätzlich zum Asset Management und der Hausverwaltung liegt einer unserer Schwerpunkte im Projektmanagement, hier insbesondere in der Weiterentwicklung von Bestandsimmobilien.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von Optas GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Office Manager in Teilzeit für Büroorganisation (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.