Front Office Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d)
Festanstellung
Karlsruhe
Front Office Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d)
Ab sofort gesucht (unbefristet)
25–30 h pro Woche
Kein Gehalt angegeben
Kein Homeoffice
Du bist organisiert, sympathisch & behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Dein Herz schlägt Dienstleistung?
Dann könntest Du perfekt zu uns passen.
Für unser wachsendes Team suchen wir Unterstützung im Bereich Front Office, Teamassistenz & Sachbearbeitung. Du bist oft die erste Stimme und das erste Gesicht, das Menschen von uns kennenlernen — am Telefon, im Empfang und im täglichen Austausch mit unserem Team.
Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem die Telefonzentrale, das telefonische Kontaktieren von Leads, die Aufnahme erster Informationen und Checklisten, die Vereinbarung von Vor-Ort-Terminen, organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft sowie klassische Sachbearbeitung und Datenpflege.
Wichtig ist uns keine perfekte Konzernkarriere — sondern eine organisierte, zuverlässige Persönlichkeit mit sympathischer Art, Ruhe im Alltag und Lust, Verantwortung zu übernehmen.
Die Stelle ist zunächst in Teilzeit geplant — ideal z. B. für den Wiedereinstieg nach der Elternzeit. Perspektivisch freuen wir uns aber über Menschen, die mit uns wachsen möchten.
Dein Daily Business:
- Du betreust die Telefonzentrale und bearbeitest eingehende Anrufe
- Du kontaktierst Leads und Kunden telefonisch
- Du empfängst und betreust Kund:innen
- Du unterstützt im Tagesgeschäft bei der Terminierung & im Backoffice - dazu gehören auch Aufgaben im Bereich Sachbearbeitung und Datenpflege
- Du bereitest Unterlagen vor und hältst diese nach, führst gelegentlich Botengänge aus und setzt organisatorische Aufgaben um
Berufsfelder
Front Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Hospitality Operations
Support
Hospitality
Was bieten wir dir?
- Sicherer Arbeitsplatz: Du erhältst von Anfang an einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem wachsenden Unternehmen.
- Strukturierte Einarbeitung: Wir arbeiten dich sorgfältig in alle Bereiche ein, damit du schnell ein fester Teil unseres Teams wirst.
- Zentraler und moderner Arbeitsplatz: Dein Schreibtisch ist die Anlaufstelle im Unternehmen – modern ausgestattet und im Herzen des Geschehens.
- Abwechslungsreiche Aufgaben: Bei uns übernimmst du Verantwortung in unterschiedlichen Bereichen, von der Kundenbetreuung bis zur internen Organisation.
- Offene Kommunikation: Wir pflegen kurze Entscheidungswege und eine Kultur, in der deine Meinung zählt.
Bezahlte Weiterbildung
Ehrenamtlich engagiert
Elternzeit
Musik am Arbeitsplatz erlaubt
Flache Hierarchien
Projektverantwortung
Damit passt Du gut zu uns:
- Du hast bereits erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einem ähnlichen Bereich gesammelt.
- Als Organisationstalent arbeitest du strukturiert, behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick und packst gerne mit an.
- Du kommunizierst sympathisch sowie professionell, hast Freude am Telefon und gehst sicher mit gängigen digitalen Tools um.
- Du bist ein echter Teamplayer, bringst aber auch Eigeninitiative mit, um Themen selbstständig voranzutreiben.
- Es gibt kein Problem - nur Herausforderungen: Dein Herz schlägt Dienstleistung
- Deine Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind auf fließendem Niveau (C1).
Mindestens 1 Jahr relevante Erfahrung
Sprachen
Deutsch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Terminplanung
Kommunikative Kompetenz
Kundenorientierung
Microsoft Office
Digitalstrategie
Microsoft Excel
Über STEKA GmbH / Die Energie Rebellen
Als SHKL-Meisterbetrieb und Elektro-Meisterbetrieb sind wir der erste Ansprechpartner für Gebäudetechnik - speziell für Industrie- und Gewerbekunden. Wir legen Wert auf Nachhaltigkeit und Effizienz und arbeiten daran, die Energiekosten für unsere Kunden zu senken und sind ein Unternehmen, das sich auf innovative Lösungen im Bereich der Energieversorgung und -effizienz spezialisiert hat. Der Fokus liegt auf der Entwicklung und Implementierung von Technologien, die sowohl die Energieeffizienz steigern als auch die Kosten für unsere Kunden senken. Mit unserer Schwester "Die Energie Rebellen" bilden wir ein wahres Dreamteam und bieten unseren Kunden aus dem privaten Sektor in Sachen Energiewende das Rund-um-Sorglos-Paket an. Ziel ist es, umweltfreundliche Lösungen zu entwickeln und die Energiewende aktiv voranzutreiben. Die Energie Rebellen bieten verschiedene Dienstleistungen an, die darauf abzielen, den Energieverbrauch zu optimieren und die Nutzung von erneuerbaren Energien zu steigern.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wie sieht der Bewerbungsprozess nach meiner Bewerbung aus?
- Klarheit von Anfang an: Unsere Stellenanzeige gibt dir einen detaillierten Überblick über die Aufgaben, Erwartungen und Anforderungen an den Job. So kannst du sicherstellen, dass deine Qualifikationen und Interessen zu der Position passen, bevor du dich bewirbst.
- Einfache Bewerbung: Du kannst dich ganz einfach online und per Mail bewerben. Lade einfach deinen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben (optional) und deine relevanten Zeugnisse hoch. Wir achten darauf, dass unser Bewerbungssystem benutzerfreundlich und unkompliziert ist.
- Automatische Bestätigung: Nachdem du deine Bewerbung abgeschickt hast, erhältst du eine Bestätigungsmail. So kannst du sicher sein, dass deine Unterlagen bei uns eingegangen sind.
- Transparente Zeitrahmen: Wir teilen dir mit, bis wann du mit einer ersten Rückmeldung rechnen kannst, sodass du nicht im Ungewissen bleibst.
- Faire Bewertung: Dein Bewerbung wird objektiv und nach festgelegten Kriterien (wie Qualifikationen, Erfahrung und Passgenauigkeit zur Position) geprüft. Wir setzen auf Diversität und Inklusion und stellen sicher, dass alle Bewerbungen gleich behandelt werden.
- Einladung zum Gespräch: Wenn wir deine Bewerbung weiterverfolgen möchten, laden wir dich zu einem Gespräch ein.
- Gleichwertige Kommunikation: Unsere Interviews sind darauf ausgerichtet, dich als Person kennenzulernen, deine fachlichen Fähigkeiten zu prüfen und gleichzeitig die Möglichkeit zu bieten, mehr über unser Unternehmen und das Team zu erfahren.
- Flache Hierarchien: In unserem Unternehmen mit flachen Hierarchien sind alle Teammitglieder gleichwertig in den Entscheidungsprozess eingebunden. Deine Fragen sind ebenso wichtig wie die unseren.
- Offenheit bei der Auswahl: Nachdem alle Interviews abgeschlossen sind, treffen wir eine Entscheidung auf Basis der gesamten Bewerbungsunterlagen und der Eindrücke aus den Gesprächen.
- Transparente Kommunikation: Du erhältst innerhalb der angegebenen Frist eine klare Rückmeldung – unabhängig davon, ob du für die Position ausgewählt wurdest oder nicht.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von STEKA GmbH / Die Energie Rebellen findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Front Office Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.