Office Manager für Prozesse & Digitalisierung (m/w/d)
Ab sofort gesucht (unbefristet)
30–40 h pro Woche
Kein Gehalt angegeben
Kein Homeoffice
Was erwartet dich?
- Du organisierst und koordinierst den Büroalltag
- Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und bei allgemeinen administrativen Aufgaben
- Du organisierst Firmenevents und Teamveranstaltungen
- Du verwaltest Bestellungen und Büromaterial sowie das Reisekosten- und Spesenmanagement
- Du bearbeitest und kontierst Ein- und Ausgangsrechnungen und unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung
- Du unterstützt bei kaufmännischen Prozessen in unserem ERP-System sowie DATEV Unternehmen Online und pflegst Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
- Du unterstützt bei der kontinuierlichen Digitalisierung und Optimierung interner Unternehmensprozesse und identifizierst Verbesserungspotenziale in administrativen und kaufmännischen Abläufen
- Du arbeitest eng mit unserem Operations & Automation Manager bei der Umsetzung von Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten zusammen
- Du nimmst fachliche Anforderungen auf, dokumentierst und stimmst diese mit internen Teams und externen Dienstleistern ab
- Du unterstützt bei der Einführung neuer Softwarelösungen und digitaler Arbeitsweisen und förderst die Nutzung von Microsoft 365, Teams, SharePoint und KI-gestützten Werkzeugen im Arbeitsalltag
- Du wirkst bei der Weiterentwicklung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes mit
- Du pflegst unseren LinkedIn-Auftritt und erstellst sowie veröffentlichst Unternehmensbeiträge
- Du unterstützt bei der Pflege unserer Website
- Du kommunizierst professionell mit Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen
- Du unterstützt bei Prequalifikationen und administrativen Projektaufgaben
Berufsfelder
Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Support
Was bieten wir dir?
- Attraktive Arbeitsumgebung: Du arbeitest mit modernen Arbeitsmitteln in einer zukunftsorientierten Microsoft-365-Umgebung in einem attraktiven Büroumfeld
- Gestaltungsspielraum: Du hast die Möglichkeit, die Digitalisierung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten und profitierst von kurzen Entscheidungswegen
- Direkte Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, was dir wertvolle Einblicke und Einflussmöglichkeiten bietet
- Kollegiales Umfeld: Du wirst Teil eines motivierten und kollegialen Teams, das dich unterstützt und inspiriert
- Persönliche Entwicklung: Du profitierst von individuellen Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, die deine Karriere fördern
- Langfristige Perspektive: Du hast eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen, das dir Sicherheit und Entwicklungschancen bietet
- Jobrad mit AG-Zuschuss, Mobilitätszuschuss, betriebliche Altersvorsorge, monatliche Sachbezüge
Fahrtkostenzuschuss
Bezahlte Weiterbildung
Betriebliche Altersvorsorge
Bonussystem
Fitnessstudio-Abonnement
Was solltest du mitbringen?
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung und bringst erste Berufserfahrung im Office Management oder einem ähnlichen administrativen Bereich mit.
- Du bist fit im Umgang mit MS 365 (insb. Teams & SharePoint) sowie DATEV und hast idealerweise schon mit einem ERP-System gearbeitet.
- Digitalisierung und Automatisierung sind für dich spannende Themen und du hast Lust, Prozesse aktiv mitzugestalten – erste Berührungspunkte mit KI-Tools oder Power Automate sind ein Plus.
- Mit deiner strukturierten, eigenverantwortlichen Arbeitsweise und Kommunikationsstärke behältst du stets den Überblick und bringst Themen selbstständig voran.
- Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
3 bis 5 Jahre relevante Erfahrung
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Microsoft Teams
Kommunikative Kompetenz
Microsoft Office
SharePoint
DATEV
ERP-Systeme
Optional
Microsoft Power Automate
Microsoft Power BI
Über RuM Project GmbH
Was entsteht, wenn Leidenschaft und Präzision zusammentreffen? Wir übersetzen die Wünsche internationaler Marken in deutsche Realitäten und gestalten als Generalunternehmer außergewöhnliche Ausbauprojekte. Unsere Mission ist es, Deutschlands erste Wahl für innovative Raumgestaltung zu sein und schlüsselfertige Bauvorhaben mit höchster Sorgfalt umzusetzen. Du bist eingeladen, Teil eines Teams zu werden, das komplexe individuelle Raumkonzepte termingerecht und im Budgetrahmen realisiert, und dabei die Zufriedenheit unserer Kunden sicherstellt. Hier findest du die Möglichkeit, deine Expertise einzubringen und gemeinsam Erfolge zu feiern.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von RuM Project GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Office Manager für Prozesse & Digitalisierung (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.