Office Manager – Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d)
Festanstellung
Dortmund
Office Manager – Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d)
Ab sofort gesucht (unbefristet)
40 h pro Woche
Kein Gehalt angegeben
1 - 2 Tage pro Woche Homeoffice
Was uns wichtig ist:
Wir suchen keine rein verwaltende Office-Kraft, sondern eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und den Überblick behält. Diese Person soll den Handlungsbedarf erkennen, Themen aktiv ansprechen und praktikable Lösungen entwickeln – ohne dabei die Anforderungen des täglichen Geschäfts aus dem Blick zu verlieren.
Du verbindest kaufmännische Kompetenz, digitale Arbeitsweise und ausgeprägte Umsetzungsstärke? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Was erwartet dich?
- Eigenverantwortliche Organisation des operativen Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der Rechnungsstellung sowie kaufmännischer Prozesse
- Du erstellst und bearbeitest Angebote, Bestellungen und Rechnungen
- Nachverfolgung offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen
- Du unterstützt im Vertriebswesen
- Koordination von Terminen, Dokumenten, Korrespondenz und administrativen Abläufen
- Du korrespondierst und kommunizierst mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen und planst Termine
- Du unterstützt deine Kolleg:innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Pflege und strukturierte Nutzung unserer CRM-, Faktura- und weiteren digitalen Systeme
- Du managst Dokumente und pflegst unsere Datenbanken
- Analyse, Dokumentation und Optimierung interner Prozesse
- Du hinterfragst Prozesse und passt sie nach Bedarf an
- Du baust fehlede Prozesse auf
- Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe
- Du arbeitest dich in neue Softwaretools ein und wendest diese für eine effiziente Büroorganisation an
Ohne Personalverantwortung
Berufsfelder
Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Support
Was bieten wir dir?
- Eine anspruchsvolle und außergewöhnlich abwechslungsreiche Aufgabe
- Viel Eigenverantwortung und echte Gestaltungsmöglichkeiten
- Kurze Entscheidungswege und unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein attraktives, kollegiales Umfeld in einem kleinen, spezialisierten Team
- Moderne IT- und Kommunikationswerkzeuge
- Eine leistungsgerechte Vergütung
- Die Möglichkeit, die weitere Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten
Flache Hierarchien
Betriebliche Altersvorsorge
Bezahlte Weiterbildung
Fitnessstudio-Abonnement
Wechselnde Teams
Was solltest du mitbringen?
- Abgeschlossenes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Business Management oder einem vergleichbaren Bereich, oder
- Ausbildung im Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Fachwirt-Fortbildung
- Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Office-, Assistenz- oder Operations-Funktion (mindestens 5 Jahre)
- Sehr sicherer Umgang mit modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM- und Faktura-Systemen; Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hoher Anspruch an Qualität, Verbindlichkeit und Termintreue
- Professionelle, wertschätzende und adressatengerechte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
- Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren, konsequent nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
- Freude daran, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und pragmatisch zu verbessern
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
Mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Büroorganisation
Selbstständige Arbeitsweise
Microsoft Office
Office Management
Videokonferenzen
Digitale Medien
Telefonie
Optional
Sorgfalt
Kommunikative Kompetenz
Über CE Design Technical Compliance GmbH
Wir sind die CE Design Technical Compliance GmbH – ein technisches Beratungsunternehmen mit Sitz in Dortmund. Unser Ziel: Let’s make the world a bit safer. Wir unterstützen Hersteller dabei, Produkte sicher, normkonform und erfolgreich auf den Markt zu bringen. Dazu begleiten wir Unternehmen unter anderem bei CE-Kennzeichnung, Konformitätsbewertung, Risikobeurteilung, Normen- und Richtlinienrecherche, funktionaler Sicherheit sowie technischer Dokumentation. Dabei verbinden wir technisches Know-how mit praxisnaher Beratung und arbeiten eng mit unseren Kund:innen zusammen. CE Design beschreibt sich selbst als interdisziplinär arbeitendes Fachteam, das Unternehmen dabei unterstützt, Gesetze und Normen lückenlos einzuhalten.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wie sieht der Bewerbungsprozess nach meiner Bewerbung aus?
1. Kurzes Kennenlernen via Team-Meeting (10-15 Minuten)
2. Probearbeiten (ca. 4 Stunden)
3. Finale Abstimmungen mit erweitertem Kennenlernen (ca. 2 Stunden)
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von CE Design Technical Compliance GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du in deiner Bewerbungsübersicht.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du jederzeit eine E-Mail schreiben.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Office Manager – Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.