Executive Assistant für das Office Management (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Du unterstützt administrativ etwa 2-3 Führungskräften in allen Bereichen, einschließlich des Tagesgeschäfts, stellst tägliche Status-Updates für Führungskräfte in Bezug auf Kalendermanagement und Zeitmanagement bereit und bist adhoc unterstützend in der Verwaltung tätig
- Du verantwortest die rechtzeitige Übermittlung aller Kunden-/Kontaktinformationen und die Korrespondenz, den Aufbau und die Pflege enger Beziehungen zu den Executive Assistants auf Kundenseite
- Du übernimmst alltägliche Aufgaben eines Office Manager (m/w/d) für einen reibungslosen Ablauf wie beispielsweise die Bestellung von Büromaterial und die Bereitstellung von IT in Zusammenarbeit mit dem IT-Team und wahrst ein tiefes Verständnis unserer Datenbank und unserer internen Intranet-Programme in Zusammenarbeit mit den Executives bei der Pflege der SF-Daten
- Du stellst sicher, dass die Buchhaltung über korrekte Kundeninformationen verfügt, um eine pünktliche und genaue Rechnungsstellung zu gewährleisten und prüfst, bearbeitest und legst rechtzeitig die Spesenabrechnungen für die Firmenkarten der Executives ab
- Du bist verantwortlich für die Verwaltung von Lieferanten (z. B. Caterer, Reinigungskräfte, Sicherheitsdienste, Handwerker, Techniker) und Lieferantenzahlungen, das Reisemanagement (Flugbuchungen, Bahnbuchungen, Visaverfahren, Passverlängerung) und unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitenden
- Du verwaltest Veranstaltungenm, managst den Konferenzraum, verwaltest und bearbeitest die Ein- und Ausgangspost und unterstützt die Buchhaltung bei deutschen Rechnungsstellern
Was bieten wir dir?
- Einen Multimedia Raum (Playstation 5 und jegliche Unterhaltung)
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf Home Office
- Vollausgestattete Arbeitsplätze (Notebook, Headset, Drucker, etc.)
- Eine ausgestattete Küche mit Mittagessen, Snacks, Tee & Kaffee sowie Kaltgetränken
- Regelmäßige Teamevents
- Ein Fitnessstudio
- Private Parkplätze
- Klimatisierte Räume
Musik am Arbeitsplatz erlaubt
Agiles Arbeiten
Coaching-Angebote
Design Thinking
Flache Hierarchien
Förderung von Mitarbeiterinitiativen
Was solltest du mitbringen?
- Du verfügst über eine bgeschlossene Ausbildung oder Quereinstiegs-Weiterbildung mit mindestens 3 Jahren Vollzeiterfahrung als Executive Assistant - ein Studium ist gern gesehen aber nicht obligatorisch
- Du hast sehr gute Englischkenntnisse sowie gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word und Excel
- Du denkst proaktiv mit und hast ein hohes Maß an organisatorischen Fähigkeiten
- Du zählst starke Kommunikationsfähigkeiten zu deinen Stärken
- Du zeihnest dich durch eine hohe Serviceorientiertheit und gutes Zeitmanagement aus
1 bis 2 Jahre Berufserfahrung erforderlich
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Organisation
Kommunikative Kompetenz
Microsoft Excel
Microsoft Word
Kundendienst
Zeitmanagement
Über Pently GmbH
Unser Portfolio besteht aus Beratung, Managed Services und Betrieb im Cyber Security-Umfeld. Hierbei helfen wir Unternehmen jeder Größe, ihre Assets und Geschäfte zu schützen.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von Pently GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Executive Assistant für das Office Management (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
