Executive Assistent / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Permanent Employment
Berlin
Executive Assistent / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Koordination und Verwaltung von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung
- Vor- und Nachbereitung von Meetings
- interne und externe Kommunikation in Absprache mit der Geschäftsführung, inkl. Geschäftskorrespondenz auf deutsch und englisch
- Planung und Buchung von Geschäftsreisen
- Erstellung der Reisekostenabrechnung
- diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen und sensibler Dokumente
- Unterstützung im BeteiligungsmanagementDatenaufbereitung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten
Analyse und Reportings
Prozessmanagement
Überwachung von Fristen, Terminen und Vertragsverwaltung
enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Recht, Finanzen, externen Berater*innen
Was bieten wir dir?
- attraktive Vergütung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
- Wenig Montagearbeit
- kaum Schicht- oder Wochenendarbeit
- Freizeitausgleiche
- Essenszuschuss bei Außendiensttätigkeit
- Flache Hierarchien und Teilhabe an Entscheidungsprozessen
- Modernste technische Ausstattung
- Abwechslungsreiche Aufgaben
- Spendit-Cad zur Erfüllung eigener Wünsche
- Nutzung von Firmen-PKW
- Sabbatical
- Firmenevents
Agile Working
Meals Allowance
Sabbatical Possible
Regular Feedback Meetings
Project Responsibility
Promotion of Employee Initiatives
Was solltest du mitbringen?
- Abgeschlossene Ausbildung als Bürofachkraft, Kauffrau*mann für Büromanagement, Sachbearbeiter*in, Verwaltungsfachangestellte*r
- mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistent, idealerweise in einem dynamischen, international agierenden Umfeld
- sicherer Umgang mit MS Office (insb. PP, Excel) und gängigen Projektmanagement-Tools
- erste Erfahrungen und/oder starkes Interesse an Aufgaben im Bereich Beteiligungs- und Projektmanagement von Vorteil
- Erfahrung mit Termin- und Reiseplanmanagement
- Erfahrung mit Vor- und Nachbereitung von Meetings (Präsentationen, Protokolle etc.)
- Erfahrung mit Eventplanung
- Erfahrung mit Reporting und Analysen
- Erfahrung im Vertragsmanagement
- exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- hervorragende Fähigkeiten zur Strukturierung und Priorisierung von Aufgaben in einem komplexen und oft schnelllebigen Umfeld
- Fähigkeiten, Daten zu analysieren und verständlich aufzuarbeiten
- absolute Vertrauenswürdigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Teamfähigkeit
- Fahrerlaubnis Klasse B von Vorteil
2 to 4 years of work experience required
Languages
German
Optional
English
Skill set
Terminplanung
Microsoft Office
Teamarbeit
Kommunikative Kompetenz
Veranstaltungsmanagement
About Deutsche InfraSoft GmbH
Als dynamisches und wachsendes Unternehmen setzen wir uns standortübergreifend für ein starkes und modernes Straßen- und Schienennetz in Deutschland ein und machen Infrastrukturdaten effizient und sicher nutzbar. Die Deutsche InfraSoft GmbH bündelt die Kernkompetenzen mehrerer Unternehmen im Bereich BIM-Modellierung, Vermessung und Geoinformationen an verschiedenen Standorten in ganz Deutschland.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Are there more informations about the application process?
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of Deutsche InfraSoft GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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