Zeitmanagement: Diese Methoden verbessern dein Timing

Zeitmanagement Definition

Zeitmanagement ist eine Teilkompetenz von Selbstmanagement. Da uns häufig eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, Dinge zu erledigen, gibt es Maßnahmen, diese Zeit produktiv zu nutzen – mit Zeitmanagement.

Das Ziel ist es also, Aufgaben termingerecht zu erledigen und dabei die verfügbare Zeit so einzuteilen, dass keine Dinge erst in der letzten Sekunde fertig wird und dass ein konzentriertes Arbeiten möglich ist.

Häufig ist Zeitmangel ein Faktor, der sich auf viele Lebensbereiche auswirkt. Die meisten Menschen mit einer schlechten Ernährung schieben dies beispielsweise auf zu wenig Zeit, sich gesundes Essen zuzubereiten.

Um dem Zeitmangel zu entgehen, wird ein sinnvolles Zeitmanagement benötigt. Das wichtige Gut der Zeit richtig nutzen?

Dazu sind folgende Aspekte von Bedeutung:

• Erfolgskontrolle
• Ziele formulieren
• Prozesse optimieren
• Prioritäten vergeben
• Aufgaben planen
• Methoden auswählen
• Delegieren können
• Entspannen und Erfolge genießen

Zeitmanagement in der Bewerbung

Das Thema Zeitmanagement spielt auch in der Bewerbungsphase eine große Rolle. In jedem Bewerbungsprozess musst du unterschiedliche Aufgaben erledigen, dazu zählen auch kleine Tätigkeiten, wie die Koordination eines Vorstellungsgesprächs mit dem eigenen Terminkalender.

Aber das schwierigste ist meist, dich zuerst einmal zu motivieren. Die Bewerbung läuft oft parallel zur eigentlichen Tätigkeit – dem Studium oder dem Beruf.

Wie du dich selbst motivieren kannst und deine Ziele erreichen kannst, kannst du hier herausfinden.

In der Regel läuft ein Bewerbungsprozess für dich so ab:

• Selbstreflexion: Was will ich machen?
• Recherche: Welche Jobs gibt es, die zu meinem Profil passen? Welche Unternehmen interessieren mich?
• Erstellen der Bewerbungsunterlagen
• Gespräch führen

oder

• Auswertung von Rückmeldungen und Nachhaken

Im Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch dient dazu, dich besser kennenzulernen. Dabei geht es nicht nur um deine Qualifikation für den Job, sondern auch um deine Soft Skills.

Für den Personaler oder Ansprechpartner kristallisiert sich dabei heraus, wie gut du ins Team passt, ob deine Vorgehensweise logisch ist und wie erfolgreich eine Zusammenarbeit wäre.

Diese Fragen könnten dir zum Thema Zeitmanagement gestellt werden:

• “Wie strukturierst du deinen Arbeitstag?”
• “Was tust du, wenn eine Deadline näher rückt, aber du noch nicht soweit bist?”
• “Welche Stärken zeichnen sie aus?”

Besonders die letzte Frage kannst du nutzen, um auf deine Zeitmanagement-Skills hinzuweisen, wenn du dich hier sehr sicher fühlst und zum Beispiel auch oft das Projekt- und Zeitmanagement in Gruppenarbeiten übernommen hast.

So bereitest du dich perfekt auf dein Vorstellungsgespräch vor: Schau dir den Leitfaden mit allen Tipps an.

Im Assessment Center

Eine Aufgabe, die im Assessment Center häufig gestellt wird, ist die Postkorb-Übung. Dabei bekommst du einen “vollen Postkorb” den du in einem begrenzten Zeitraum bearbeiten sollst.

Du musst Entscheidungen, über die Priorität der einzelnen Prozesse und Aufgaben treffen und schließlich ordnen, strukturieren oder gegebenenfalls delegieren.

Alles was du im nächsten Abschnitt zu den Methoden lernst, kannst du hier anwenden, denn letztlich ist dem Personaler wichtig, wie du dein Ergebnis begründest. Erläutere dann die angewendete Methode und argumentiere, wie du vorgegangen bist.

Schlechtes Zeitmanagement: Mit Methoden effektiver arbeiten

Wir stellen dir nun eine Reihe an sinnvollen Methoden zum Zeitmanagement vor. Wichtig dabei ist, im Hinterkopf zu behalten, dass jede Art und Weise Zeitmanagement zu betreiben, nicht mehr Arbeit machen sollte, als letztendlich die anstehende Aufgabe zu erledigen.

Auch solltest du beachten, dass du bei all der Planung immer realistisch denkst und weißt, wie du dich selbst einschätzen kannst.

Leistungskurve checken

Indem du deinen Tagesablauf und deine Energie sowie deine Leistung in jedem Abschnitt genau analysierst, kannst du deine Leistungskurve herausfinden. Faulenzt du direkt nach dem Aufstehen eher noch eine Stunde und läufst besonders gegen Nachmittag zu neuen Höhen auf?

Oder ist es bei dir genau umgekehrt und es ist nach der Mittagspause erstmal Schluss mit lustig und prokrastinieren angesagt?

Passe deine Aufgaben an deinen Biorhythmus an und versuche besonders aufwendige Aufgaben, die eine hohe Denkleistung benötigen, in deinen Hochphasen zu erledigen. Regelmäßige Pausen mit Bewegung unterstützten die Hirnaktivität und ermöglichen dir eine bessere Konzentration.

Salami und Tomate: Das ist die Häppchen-Technik

Die sehr nach Buffet klingende Methode ist eine spannende Vorgehensweise, die besonders für Anfänger eine gute Einsteigermethode sein kein.

Die Salamitaktik, Pomodoro- oder Häppchen-Technik besteht im Grunde aus der Einteilung deiner Zeit in Blöcke. Dafür werden vorab die anstehenden Aufgaben schriftlich festgehalten und dann kurzen Zeiträumen mit Pausen dazwischen zugeordnet.

Klassischerweise arbeitest du dabei 25 Minuten konzentriert, machst dann 5 Minuten Pause. Dies wiederholst du vier mal und legst dann eine größere Pause von etwa 30 Minuten ein.

Die Schwierigkeit liegt dabei häufig im Unterbrechen der aktuellen Tätigkeit für eine Pause. Du kannst die Zeiträume auch individueller an dich anpassen. Wichtig ist es dennoch, die Pause nicht zu vergessen. Stelle dir dafür am besten einen Wecker.

Pareto-Prinzip

In vielen Fällen ist es möglich mit 20% des Aufwands, 80% des erforderten Ergebnisses zu erreichen. Die restliche Zeit eines Projektes benötigst du, um die fehlenden 20% zur Perfektion zu erreichen.

Das birgt gleichzeitig eine Chance als auch ein Problem. Auf der einen Seite kannst du enorm viel Zeit sparen, indem du die richtigen 20% einer Aufgabe erkennst, die es unbedingt gilt zu erledigen, um den Großteil des Projektes abzudecken.

Auf der anderen Seite bedeutet das auch, dass es einen großen Zeitaufwand bedeutet, die Perfektion zu erreichen.

Überlege dir also, welche Aufgabe ist genauso sinnvoll durchgeführt, wenn 80% des Ziels erreicht sind und wo musst du wirklich alle Kraft hineinstecken.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse hilft dir Prioritäten zu vergeben. Je nach Wichtigkeit ordnest du dabei Aufgaben ein.

• A-Aufgaben sind sehr wichtig für dein Projektziel und du musst sie auch selbst erledigen. Diese Aufgaben sollten 60% deiner Arbeitszeit ausmachen.
• B-Aufgaben haben immer noch eine große Bedeutung und sind wichtig. Manchmal kannst du sie aber auch jemand anderen erledigen lassen. Sie sollten etwa 25% der Arbeitszeit füllen.
• Die C-Aufgaben haben den geringsten Mehrwert für dein Ziel und sollten maximal 15% deiner Zeit einnehmen.

Mit dieser Einteilung kannst du verschiedene Punkte auf deiner Liste einschätzen und deine Tagesplanung erleichtern. Du kannst du ABC-Analyse auch super mit der nächsten Übung, der ALPEN-Methode, einsetzen.

ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode kannst du zum Beispiel am Ende eines Arbeits- oder Lerntag den nächsten Tag strukturieren. Der Zeitplan, den du damit erstellst, hilft dir einen Überblick zu erhalten, die Dauer von Aufgaben zu definieren und vor allem am nächsten Tag direkt zu starten.

Weißt du gar nicht genau, wo du morgens anfangen sollst, führt es häufig dazu, dass du gar nicht erst anfängst.

Aus diesen Schritten besteht die ALPEN-Methode:

• Aufgaben notieren
• Länge grob schätzen und planen
• Puffer in die Arbeitszeit miteinplanen
• Entscheidungen treffen (Priorisiere Aufgaben zum Beispiel mit der ABC-Methode)
• Nachkontrolle

Eisenhower-Matrix

Eine weitere Methode, die dir helfen kann zu entscheiden, welche Dinge als erstes erledigt werden müssen, ist die Eisenhower-Matrix.

Es gibt dabei grundsätzlich zwei Parameter, nach denen eingeteilt werden kann: die Wichtigkeit und die Dringlichkeit. Ordnest du die Parameter in eine Matrix erhältst du vier Kategorien:

• Aufgaben, die wichtig und gleichzeitig sehr eilig sind
• Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen, aber nicht so wichtig sind
• Aufgaben, die wichtig sind und nicht drängen
• Aufgaben, die – logisch – nicht wichtig und auch nicht dringend sind

Je nach Einordnung gehst du das Thema direkt an oder aber stellst es zurück und notierst dir, dass du dabei noch etwas tun musst.

Aufgaben, die dringend sind und aber keine große Bedeutung haben, kannst du möglicherweise auch delegieren.

Zeitfresser tracken

Natürlich musst du nicht tagtäglich deinen Tagesverlauf überprüfen. Es kann aber sinnvoll sein, einmal zu tracken, mit was du so deine Zeit verbringst.

Die Basis aller Zeitmanagement-Methoden ist es, genau zu wissen, wo die eigenen Zeitfresser liegen und diese zu minimieren.

Typische Kandidaten sind:

• Smalltalk mit Kollegen
• E-Mails
• Social Media
• Papierkram
• Prokrastination
• UND: das Smartphone

Willst du deine Produktivität steigern kannst du zum Beispiel anhand von Timer-Apps oder einer einfachen Excel-Liste deinen Tagesablauf mitschreiben.

Um eine konzentrierte Arbeitsphase einzuläuten kannst du auch eine spezielle App herunterladen, die deine Screen-Time einschränkt. Mit forest setzt du dir ein Zeitlimit für die Smartphone-Nutzung und pflanzt dabei noch Bäume, wenn du deine Ziele erreichst.

Zeitmanagement Apps: 3 Tools zur Unterstützung

Kommen wir zu weiteren Tools zur Unterstützung für dein Zeitmanagement. Welche Software und Technologie du nutzt, um deinen Tagesplan und deine Aufgaben zu strukturieren kann ein wichtiger Teil der Optimierung von Prozessen und Arbeitsschritten sein.

• Die Time-Tracking-App Toggl ermöglicht es dir mit einem Timer die Dauer bestimmter Aufgaben zu tracken und zu benennen. Anhand von Reportings, Charts und Timelines siehts du dann, welche Prozesse möglicherweise zu lange dauern. Die App lässt sich sowohl auf Android und iOS, als auch im Browser nutzen.
• Trello: Die bekannte Projektmanagement-Software lässt dich Boards und Karten für deine Projekte erstellen. Du kannst auch gut in Gruppen damit arbeiten, da jeder Aufgaben erstellen und kommentieren kann. In der Uni und im Job ein sehr empfehlenswertes Tool für eine strukturierte Organisation.
• ToDoist: Eine einfache und super effektive To-Do-Listen-App, die auf dem Smartphone oder am Computer, mit dabei ist. Das bedeutet, egal wo du bist, kannst du deine Gedanken frei machen von Dingen, die du noch erledigen solltest. Stellst du ein Datum ein, erinnert dich die App und du kannst auch Projekte mit anderen teilen.

Natürlich gibt es noch viele weitere Apps, die deinen Alltag strukturieren können. Suche dir die App aus, die am besten zu deinen individuellen Anforderungen und deiner verwendeten Methode passt. Alle drei Apps eignen sich für den Alltag und das Berufsleben.

Zeitmanagement im Beruf

Besonders in wirtschaftlichen Hochs geht es dem Unternehmen gut, aber häufig fallen damit auch mehr Aufgaben an. Ein gutes Zeitmanagement ist in vielen Abteilungen und Berufen A und O.

Einer der wichtigsten Inhalte des Zeitmanagements im Job ist die Terminplanung von Prozessen, Besprechungen, Verhandlungen, Gesprächen und Projekten.

Besonders Gründer und Führungskräfte, Fachkräfte aus der Verwaltung, Projektmanager oder Freiberufler benötigen ein gutes Zeitmanagement.

Dennoch sind Zeitmanagement-Skills in so gut wie allen Jobs gefragt, vor allem wenn du eine hohe Eigenverantwortung über deine Aufgaben und damit deine Zeiteinteilung hast.

Weitere Soft Skills, die im Beruf wichtig sind, sind zum Beispiel: