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Vorstellungsgespräch absagen – So gehst du vor [inkl. Muster]

Zunächst freust du dich über die Einladung zum Vorstellungsgespräch – doch dann bekommst du die Zusage für den bevorzugten Job. Dadurch möchtest du dich nicht mehr bei dem anderen Unternehmen vorstellen. Doch wie kannst du das Vorstellungsgespräch absagen? Hier erfährst du, wie du die Nachricht am besten verpackst. Zusätzlich zeigen wir dir, wie du die Situation professionell löst, wenn du einfach kein Interesse mehr an der Stelle hast oder krank geworden bist.

Inhalt

Gründe das Bewerbungsgespräch abzusagen

Wahrscheinlich hast du mehrere Bewerbungen an verschiedene Unternehmen geschickt. Schließlich möchtest du breit aufgestellt sein und im besten Fall aus verschiedenen Optionen wählen können. Das kann aber auch dazu führen, dass du ein Vorstellungsgespräch absagen musst, weil du dich anders entschieden hast. Die Gründe für eine Absage des Interviews können unterschiedlich sein – hier findest du die häufigsten:

  1. Zusage für einen anderen Job:

    Arbeitgeber reagieren unterschiedlich schnell auf Bewerbungen. Vielleicht hat sich in der Zwischenzeit eine andere Chance ergeben, die du ergriffen hast. Ein weiteres Vorstellungsgespräch bringt dir daher keinen Mehrwert und du musst es absagen.

  2. Sinneswandel:

    Du warst unzufrieden in deinem momentanen Job und wolltest dich anderweitig umschauen. Jetzt hat sich die Situation aber geändert, du wurdest befördert oder hast eine Gehaltserhöhung bekommen. Es gibt also keinen Grund mehr den Arbeitgeber momentan zu wechseln.

  3. Image:

    Zunächst haben sich Stelle und Aufgaben vielversprechend angehört, doch nach weiterer Recherche hast du plötzlich ein ganz anderes Bild von der Firma. In Arbeitgeberbewertungsportalen wie Kununu hast du gelesen, dass das Betriebsklima sehr angespannt ist und ein Bekannter, der im Unternehmen arbeitet, hat dir von seinen wöchentlichen Überstunden erzählt. Kurz gesagt, du kannst dir nicht mehr vorstellen in diesem Unternehmen zu arbeiten.

  4. Krankheit:

    Wochenlang hast du dem Tag des Vorstellungsgesprächs entgegengefiebert. Doch dann das: Du bist krank. Keine Scheu davor, das Vorstellungsgespräch abzusagen. Niemand hat etwas davon, wenn du dich krank zum Termin quälst. Lieber absagen und nach einem Alternativtermin suchen.

  5. Umzug:

    Zum Zeitpunkt deiner Bewerbung war noch alles klar. Der Plan war, nach dem Studium erstmal in der Stadt zu bleiben und in der Gegend zu arbeiten. Doch für deine Partnerin hat sich eine Jobmöglichkeit im Ausland ergeben und du möchtest sie dorthin begleiten. Somit kommt der Standort des Unternehmens, auf das du dich beworben hast, nicht mehr in Frage. Ein klarer Grund das Bewerbungsgespräch abzusagen.

  6. Unerwartete Ereignisse:

    Es ist natürlich kein legitimer Grund für eine Absage, wenn deine Lieblingsmannschaft aufgestiegen ist und du an dem Tag mit deinen Kumpels den Aufstieg feiern willst. Jedoch wird dich keiner verurteilen, wenn unerwartete Ereignisse in deiner Familie passieren, wie zum Beispiel der Tod eines Angehörigen. Hier wird jeder Personalverantwortliche Verständnis zeigen, wenn du das Vorstellungsgespräch unter diesen Umständen absagen oder verschieben musst.

Deine Angst vor Vorstellungsgesprächen sollte dagegen kein Grund für eine Absage sein. Vielmehr solltest du mit einer guten Vorbereitung zum Vorstellungsgespräch und dem Üben des Gesprächs versuchen deine Angst zu überwinden.

In unserem Artikel findest du Tipps für das optimale Bewerbungsgespräch per Telefon.

Vorstellungsgespräch absagen: Warum das wichtig ist

Auch wenn es zunächst unangenehm erscheinen mag, solltest du dein Vorstellungsgespräch auf jeden Fall absagen. Es ist weder höflich noch professionell einen Termin ohne Rückmeldung verstreichen zu lassen. Außerdem:

  • Niemand weiß, was die Zukunft bringt und vielleicht möchtest du dich irgendwann nochmal auf eine andere Stelle in dieser Firma bewerben. Dann ist es wichtig einen guten Eindruck zu hinterlassen. Eine höfliche Absage ist nicht aufwendig, aber im Gegensatz dazu kann ein unentschuldigtes Fernbleiben langfristige Folgen haben.
  • Mit einer rechtzeitigen Absage ermöglichst du, dass anderen Bewerber:innen eine Chance gegeben wird. Der Bewerbungsprozess gerät nicht ins Stocken und die Personaler:innen haben mehr Zeit sich auf die geänderte Lage einzustellen.

Timing is everything – Frühzeitige Absage Vorstellungsgespräch

Wenn du feststellst, dass du dich nicht mehr persönlich beim Unternehmen vorstellen möchtest, solltest du das so früh wie möglich melden und nicht erst am Tag des Interviews. Das ist nur zulässig bei Krankheit oder unvorhersehbaren Ereignissen – zum Beispiel wenn der Zug drei Stunden Verspätung hat. Ansonsten solltest du den Personalverantwortlichen möglichst viel Vorlaufzeit geben, damit deine Absage den Bewerbungsprozess nicht unnötig erschwert. Gerade im Hinblick auf die angesprochene Professionalität ist das essenziell.

Dennoch ist eine kurzfristige Absage nicht immer vermeidbar. Schließlich hast du dir nicht ausgesucht ausgerechnet jetzt krank zu werden. Du brauchst daher keine Angst haben, dass du beim Unternehmen aufgrund deiner kurzfristigen Absage negativ in Erinnerung bleibst. Wichtig ist nur, dass du jetzt am besten telefonisch absagst. So stellst du nicht nur sicher, dass deine Absage des Bewerbungsgesprächs auch ankommt – eine Mail wird eventuell nicht rechtzeitig gelesen – sondern du kannst dich auch persönlich für die Unannehmlichkeiten der kurzfristigen Absage entschuldigen.

Form der Absage: Schriftlich oder besser telefonisch?

Viele Bewerber:innen entscheiden sich das Vorstellungsgespräch per Mail abzusagen, weil das als leichter empfunden wird als ein Anruf. Sie haben Angst vor Nachfragen und möchten es vermeiden in einem persönlichen Gespräch in Erklärungsnot zu geraten.

Im Allgemeinen ist jedoch eine telefonische Absage der bessere Weg. Nur, wenn ein Telefonat nicht möglich ist oder du vergeblich versucht hast deine Ansprechperson zu erreichen, bietet sich eine Mail an.

Die Entscheidung, wie du das Unternehmen über deine geänderten Pläne informierst, bleibt letztendlich dir überlassen und hängt im Wesentlichen von drei wichtigen Punkten ab: deiner Persönlichkeit, deinem Selbstbewusstsein und der zeitlichen Situation.

Absage des Vorstellungsgesprächs begründen

Du bist dir unsicher, wie und ob du deine Absage begründen sollst? Grundsätzlich gilt: Ehrlichkeit zahlt sich aus. Alles andere wirkt schnell unfreundlich, desinteressiert und unprofessionell. Bei manchen Gründen solltest du jedoch vorsichtig sein, wie du diese kommunizierst.

Zunächst einmal solltest du dir bewusst machen, dass die Absage eines Vorstellungsgesprächs überhaupt nicht verwerflich ist. Im Gegenteil: Recruiter:innen wissen selbst, dass man sich in der Regel bei mehreren Arbeitgebern bewirbt. Schließlich lädt das Unternehmen auch mehrere Kandidat:innen ein, um sich dann zu entscheiden. Daher ist es vollkommen legitim, wenn du dich anders entschieden hast.

Diese Gründe kannst du beispielsweise direkt in deiner Absage erwähnen. Weiter unten findest du auch Beispielformulierungen. Absage aufgrund ...

  • ...einer unerwarteten Beförderung.
  • ...einer neuen Stelle.
  • ...von mangelndem Interesse (Prioritäten haben sich geändert).

Wichtig: Personalverantwortliche sollten nicht die Details von allen Gründen wissen. Das gilt vor allem für den erwähnten Punkt „Image“. Kritik an einer Firma auszuüben ist okay, sollte jedoch konstruktiv vermittelt werden und auf seriösen Quellen beruhen.

Beispiel: Du hast dich auf eine Stelle beworben und erst im Nachhinein erfahren, dass das Unternehmen in der Presse mit Tierversuchen in Verbindung gebracht wird. Daher möchtest du bei der Firma nicht mehr arbeiten. In diesem Fall kannst du offen und ehrlich deine Beweggründe ansprechen. Eventuell gibt sich sogar daraus ein Gespräch, in dem das Unternehmen dir die neuen Richtlinien erklärt und dir versichert, dass solche Themen der Vergangenheit angehören.

Wenn du jedoch über drei Ecken gehört hast, dass das Unternehmen seine Mitarbeitenden schlecht behandelt und es vermehrt zu Überstunden kommt, solltest du mit diesen Informationen vorsichtig umgehen. Solche Gründe beruhen auf Informationen, die du nicht belegen kannst. Daher solltest du sie für dich behalten. Wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass sie falsch waren und du dich erneut bewerben möchtest, bist du wohl eher negativ in Erinnerung geblieben.

Zudem ist es wichtig die Intention der Absage im Hinterkopf zu behalten. Unserer Erfahrung nach lassen sich die Intentionen in drei Kategorien unterteilen:

  1. Du hast weiterhin Interesse an einem Gespräch

    Dann bekunde das auch in deiner Absage und bitte um einen Alternativtermin. Von Vorteil ist, wenn du bereits Vorschläge anbietest, an welchen Tagen du Zeit hättest.

  2. Du hast momentan kein Interesse – aber vielleicht in Zukunft

    Verdeutliche in deiner Absage, dass dir die Entscheidung schwer gefallen ist und dass du dich freuen würdest, falls es zu einem späteren Zeitpunkt einmal klappt (aber nur, wenn es tatsächlich so gemeint ist). Spreche zusätzlich deinen Wunsch aus, dass das Unternehmen bald die richtige Besetzung für die Position findet.

  3. Du hast kein Interesse an einem weiteren Gespräch – auch zukünftig nicht

    Verdeutliche auch hier, dass du dir Entscheidung nicht leicht gemacht hast und du hoffst, dass das Unternehmen die Stelle bald besetzen kann. Im Anschluss kannst du dich erneut für die Einladung und das Interesse des Unternehmens bedanken.

Bewerbungsgespräch absagen: Muster und Aufbau

Im Endeffekt besteht eine Absage aus ein paar wenigen Bausteinen, die du sowohl für eine schriftliche als auch eine telefonische Absage nutzen kannst.

Die Formulierung sollte folgende Punkte enthalten:

  • Anrede: Wende dich am besten direkt an deine Ansprechperson und vermeide allgemeine Formulierungen, wie „Sehr geehrte Damen und Herren“.
  • Absage selbst: Hier erläuterst du kurz und bündig den Grund deiner Absage.
  • Kurze Entschuldigung: Erwähne in einem Satz, dass dir die Absage leid tut.
  • Dankeschön: Bedanke dich trotz deiner Absage für die Chance, die du bekommen hast dich persönlich vorzustellen.

Falls du dich für den schriftlichen Weg entschieden hast, stelle sicher, dass du einen aussagekräftigen Betreff wählst – wie zum Beispiel „Absage des Bewerbungsgespräch am XX.XX.XXXX“. So kannst du sicherer sein, dass deine Mail wirklich gelesen wird und nicht untergeht. Für eine hundertprozentige Sicherheit meldest du dich telefonisch.

Tipp: Wenn du dich über Workwise bewirbst, kannst du das Formular „Nachricht an das Unternehmen“ nutzen. Dadurch wickelst du den kompletten Bewerbungsprozess über die Plattform ab und musst dich nicht extra noch mit Mails rumschlagen. Bei Bedarf kannst du dich auch an unser Talent-Team wenden, das dich bei der Absage des Vorstellungsgesprächs unterstützt.

Absage: Beispielformulierungen

Situation 1: Absage aufgrund einer anderen Zusage

Sehr geehrte/r Frau/Herr XXX,

vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Allerdings habe ich mich in der Zwischenzeit entschieden, das Angebot eines anderen Unternehmens anzunehmen und werde deshalb den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen.

Für die Ihnen daraus entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Situation 2: Absage ohne Nennung von Gründen

Sehr geehrte/r Frau/Herr XXX,

vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Allerdings möchte ich gerne meine Bewerbung für diese Stelle zurückziehen und daher auch das Vorstellungsgespräch absagen.

Für die Ihnen daraus entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Vorstellungsgespräch verschieben

Eine Absage muss nicht direkt bedeuten, dass der Termin nicht zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden kann. Für deine Chance auf die Stelle hat eine Verschiebung des Vorstellungsgesprächs normalerweise keine Bedeutung. Wichtiger ist es, dass du die Verantwortlichen von dir überzeugst und deine Absage plausibel begründest. An diesem Beispiel kannst du dich orientieren, wenn du das Jobinterview aufgrund von Krankheit verschieben willst.

Situation 3: Absage aus Krankheitsgründen

Sehr geehrte/r Frau/Herr XXX,

leider bin ich kurzfristig erkrankt und kann daher Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen. Da ich aber immer noch sehr an der Stelle interessiert bin, freue ich mich darauf, mich Ihnen an einem Ersatztermin vorstellen zu können.

Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten meiner kurzfristigen Absage. Ich freue mich auf Ihre Antwort und hoffe, dass wir den Termin in Kürze nachholen können.

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Unnötige Absagen vermeiden

Um erst gar nicht in die Situation zu kommen ein Vorstellungsgespräch abzusagen, solltest du vorher gut überlegen, welche Einladungen du annimmst. Bei dem Thema, ob man einen Termin wahrnehmen sollte, wenn man dort nicht arbeiten möchte, scheiden sich die Geister.

Es überwiegt jedoch die Meinung, dass es besser ist, bereits an erster Stelle in der Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch dankend abzulehnen. So wird vermieden, dass das Gespräch zur Zeitverschwendung für alle Beteiligte wird.

Workwise unterstützt dich, wenn du weitere Hilfe und Tipps benötigst, wie du solche Situationen professionell angehen kannst. Auch helfen wir dir dabei selbstsicher und gut vorbereitet ins nächste Vorstellungsgespräch zu gehen. Unser Talent-Team bereitet dich in einem telefonischen Interview-Training bestmöglich auf dein Gespräch vor und hilft dir dabei zu überzeugen.

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Veröffentlicht am 18.05.2021, aktualisiert am 10.01.2023