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Das Vorstellungsgespräch: Ablauf & Phasen

Bevor du in das Vorstellungsgespräch gehst, solltest du dich mit dem Ablauf vertraut machen. Jedes Gespräch hat zwar seine individuelle Note, allerdings lassen sich auch Gemeinsamkeiten feststellen.

In diesem Artikel erfährst du mehr über den typischen Ablauf eines Vorstellungsgesprächs.

Inhalt

Vorbereitung fürs Vorstellungsgespräch

Du bist zum Vorstellungsgespräch eingeladen? Dann solltest du zuallererst auf die Einladung antworten – ob du nun zusagen willst oder einen anderen Termin vorschlagen möchtest. Wie du die Antwort formulieren kannst, findest du in unserem Artikel dazu: Antwort auf Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Als Nächstes steht die Vorbereitung für dein Vorstellungsgespräch an. So stellst du sicher, dass du im Gespräch selbstbewusst und gelassen sein und die Personalverantwortlichen überzeugen kannst. In diesem Artikel gehen wir mit dir zusammen die verschiedenen Phasen in einem Vorstellungsgespräch durch. Weitere Tipps dazu, wie du dich perfekt auf das Gespräch vorbereiten kannst, erfährst du hier: 7 Schritte, die du bei der Vorbereitung für dein Vorstellungsgespräch beachten solltest.

Der typische Ablauf eines Vorstellungsgesprächs

Wie läuft ein Bewerbungsgespräch ab? Dein Vorstellungsgespräch kann persönlich in einem Büro, per Video oder Telefon geführt werden. In kleineren Unternehmen sitzt du für gewöhnlich nur einer Person gegenüber. In größeren Unternehmen hingegen sind meist mehrere Gesprächspartner:innen anwesend (z.B. Personalverantwortliche und Abteilungsleiter:innen).

So sieht der Ablauf eines Bewerbungsgesprächs normalerweise aus:

Der typische Ablauf eines Vorstellungsgesprächs

Achtung: Die Reihenfolge der Phasen im Bewerbungsgespräch muss nicht unbedingt so sein, wie wir sie hier aufgelistet haben. Manchmal stellt sich zum Beispiel der Arbeitgeber zuerst vor. Es kann aber auch vorkommen, dass erst eine Vorstellung von dir selbst verlangt wird. Bleibe daher ruhig und achte auf Ansagen von deinem Gegenüber.

1. Phase: Smalltalk

Nach der Begrüßung ist Zeit für ein wenig Smalltalk. Dadurch kann das Eis gebrochen werden und du und dein Gegenüber könnt euch etwas kennenlernen. Wie das aussehen kann? „Haben Sie gut hierher gefunden?“ ist zum Beispiel eine klassische Frage, die – zumindest bei persönlichen Gesprächen im Office – gerne zu Beginn des Gesprächs gestellt wird, um die Situation aufzulockern. Anstatt nur mit Ja oder Nein zu antworten, solltest du versuchen, einen oder zwei Sätze zu formulieren. So kannst du beispielsweise darauf eingehen, dass du dich bereits mit dem Räumlichkeiten vertraut gemacht hast und vielleicht sogar schon den ersten kurzen Austausch mit einem Mitarbeiter im Fahrstuhl hattest. Dadurch kommst du besser in den Redefluss hinein und dir wird es leichter fallen, auf weitere Fragen zu antworten.

2. Phase: Vorstellung des Arbeitgebers

In dieser Phase des Bewerbungsgesprächs erzählt die Person, die dich interviewt, etwas über das Unternehmen und über sich selbst. Hier wird zum Beispiel die Unternehmenskultur, die Projekte und auch die konkrete Stelle, auf die du dich beworben hast, vorgestellt.

Hier solltest du gut zuhören und dein Interesse dem Unternehmen gegenüber zeigen. Indem du immer mal wieder mit dem Kopf nickst oder dir Notizen machst, kannst du deutlich machen, dass dir die Stelle wichtig ist. Außerdem können sich aus dieser Phase des Vorstellungsgesprächs Fragen ergeben, die du später stellen kannst. Du könntest zum Beispiel nachfragen, wie genau das Projekt weitergeführt werden soll, welches der Arbeitgeber gerade vorgestellt hat.

3. Phase: Deine Selbstpräsentation & Motivation

Die nächsten Phase des Vorstellungsgesprächs wird meist durch eine Frage deines Gegenübers eingeleitet: „Erzählen Sie doch etwas über wichtige Stationen ihres Lebenslaufes“. Oder einfach nur: „Erzählen Sie doch mal etwas über sich“. Das heißt, jetzt bist du dran. In diesem Abschnitt solltest du eine Übersicht über deinen Werdegang geben und deine wichtigsten Erfahrungen vorstellen.

Was sage ich beim Vorstellungsgespräch über mich?

Natürlich können wir dir hier nicht sagen, was genau du sagen sollst. Jedes Bewerbungsgespräch verläuft anders und auch jeder Mensch kann mit unterschiedlichen Argumenten überzeugen. Erkläre einfach wer du bist und was dich motiviert. Als Hilfestellung haben wir dir die wichtigsten Punkte aufgelistet, die du in deiner Selbstpräsentation abarbeiten solltest.

  • Name und Alter
  • Ausbildung und Schwerpunkte
  • Praktische Erfahrungen (Jobs, Praktika, Werkstudentenstelle, Nebenjobs)
  • Person-Job-Fit (warum du zur Stelle passt)
Hier hast du die Möglichkeit mit deinen Argumenten zu punkten und darzulegen, warum du perfekt für die Stelle bist. Bereite dich jetzt auf deine Selbstpräsentation vor.

Am besten ist es, wenn du diesen Part zu Hause schon ein paar Mal übst oder dir zumindest Gedanken machst, welche wichtigen Stationen du hier nennen solltest. Somit fühlst du dich einfach selbstsicherer und gerätst nicht so schnell in Panik.

Du solltest bei deinen Übungen allerdings bedenken, dass es gut sein kann, dass das Gespräch eine komplett andere Richtung einschlagen wird, auf die du nicht vorbereitet bist. Beispielsweise durch Zwischenfragen kann es sein, dass du nichts mehr von dem Text gebrauchen kannst, den du zu Hause geübt hast.

Auf welche Fragen im Vorstellungsgespräch vorbereiten?

Auch hier gilt: Alle Personalverantwortlichen sind unterschiedlich und es kann sein, dass hier ganz andere Fragen gestellt werden. Dennoch gibt es die typischen Fragen, die beinahe in jedem Vorstellungsgespräch abgearbeitet werden, wenn du sie nicht schon vorher beantwortet hast:

Du möchtest dich auf noch mehr Fragen vorbereiten? Hier findest du unseren Fragenkatalog: 111 Fragen im Vorstellungsgespräch

4. Phase: Fachliche Fragen vom Arbeitgeber

Neben Fragen über deine Motivation und deinen Werdegang können auch tiefergehende Fragen zu deinen Kenntnissen und Qualifikationen gestellt werden. Diese Phase kann, aber muss nicht unbedingt in einem ersten Vorstellungsgespräch vorkommen.

Oft wird das erste Gespräch dafür genutzt, sich gegenseitig kennenzulernen und festzustellen, ob du in das Unternehmen und das Team passen könntest. Anschließend werden in einem zweiten Gespräch deine Fähigkeiten getestet – ob das nun mit Brainteasern, einer kleinen Arbeitsprobe, einem Assessment-Center oder Fragen über deine bisherigen Projekte und Erfolge geschieht, hängt von der Stelle und den Personalverantwortlichen des Unternehmens ab.

5. Phase: Deine Rückfragen an den Arbeitgeber

Sobald deine Gesprächspartner:innen keine Fragen mehr über deinen Werdegang und deine Motivation haben, kommt normalerweise die letzte Frage: „Haben Sie noch Fragen?“ Das heißt, jetzt bist du an der Reihe und kannst Fragen an deinen möglichen Arbeitgeber stellen. Du solltest diese Gelegenheit nutzen, da das positiv auf dein Gegenüber wirkt. Es unterstreicht dein Interesse und deine Motivation.

An deinen Fragen lässt sich auch erkennen, wie gut du dich vorbereitet hast und demnach wie ernst dein Interesse an dem Job ist. Achte darauf, dass du keine Fragen stellst, die schon offensichtlich mit den Informationen aus der Stellenausschreibung oder von der Webseite hätten beantwortet werden können. Das würde auf mangelnde Recherche und damit fehlendes Interesse hindeuten.

  • Frage tiefergehend nach Informationen zu einem der verwendeten Programme oder Tools.
  • Erkundige dich, mit welchen Abteilungen du denn genau zusammenarbeiten würdest oder wie lange deine potenzielle Stelle schon existiert.
  • Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • Informiere dich über Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel ob flexibles Arbeiten möglich ist und du auch hin und wieder im Homeoffice arbeiten kannst.
Finde hier noch mehr Beispiele für eigene Fragen im Vorstellungsgespräch.

6. Phase: Abschluss des Gesprächs

Wie beendet man ein Vorstellungsgespräch? Darüber musst du dir für gewöhnlich keine Gedanken machen. Dein Gegenüber wird dich an dieser Stelle über das weitere Verfahren des Bewerbungsprozesses aufklären.

Dass die Entscheidung direkt im Anschluss an das Vorstellungsgespräch bekannt gegeben wird, ist eher untypisch. Wahrscheinlicher ist, dass dir eine Frist genannt wird, in der die Entscheidung fallen wird und bis wann du eine Rückmeldung des Unternehmens erwarten kannst. Falls das nicht der Fall ist, frage ruhig nach. Wenn die Frist anschließend nicht eingehalten wird, kannst du nochmal nachfragen. Lies hierzu unseren Artikel Keine Antwort nach dem Vorstellungsgespräch? Das kannst du tun.

Tipps zum Bewerbungsgespräch

Neben dem Ablauf des Vorstellungsgesprächs haben wir noch mehr Informationen und Tipps für dich:

Gehalt im Vorstellungsgespräch verhandeln?

Am besten informierst du dich schon vor deiner Bewerbung (und spätestens vor deinem Vorstellungsgespräch) über die üblichen Gehälter der Branche beziehungsweise deiner Position und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens. So kannst du circa abschätzen, welche Gehaltsspanne angemessen wäre und wie weit du mit deiner Forderung nach oben gehen kannst.

Auf was du noch bei der Gehaltsverhandlung achten solltest erfährst du hier: Vorstellungsgespräch: Gehalt verhandeln (7 Tipps)

Wie lange dauert ein Bewerbungsgespräch?

Die Länge von Vorstellungsgesprächen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel:

  • Ist es dein erstes oder zweites Vorstellungsgespräch?
  • Für welche Stelle bewirbst du dich? Ist es eine feste Stelle oder ein Praktikum?
  • Wer interviewt dich?

Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass die meisten Vorstellungsgespräche zwischen 20 Minuten und einer Stunde dauern. In seltenen Fällen kann diese Zeit auch mal überschritten werden und ein Gespräch kann sich über mehrere Stunden hinziehen.

Mehr über die Dauer eines Bewerbungsgesprächs erfährst du hier: Wie lange dauert ein Vorstellungsgespräch?

Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs

Schreibe dir nach deinem Gespräch am besten ein paar Stichpunkte zu deinem Eindruck auf, schließlich musst du jetzt erst einmal für dich klären, ob du dir vorstellen kannst in dem Unternehmen zu arbeiten.

Jetzt kommt normalerweise die Zeit des Wartens und des Hoffens. Mit einem Dankschreiben nach dem Gespräch kannst du selbst aktiv werden und dich noch einmal bei dem Unternehmen melden. Auf höfliche Art und Weise Danke zu sagen für die Zeit, die man sich für dich genommen hat, mag dir vielleicht komisch vorkommen. Es ist aber keineswegs aufdringlich, wenn du es richtig machst und dabei für eine positive Kommunikation im Bewerbungsprozess sorgst.

Noch mehr Tipps zum Thema Vorstellungsgespräch erhältst du hier: Vorstellungsgespräch: 15 Tipps [inkl. Leitfaden]

Wenn du dir trotz der Tipps noch unsicher bist, wie du dich am besten im Vorstellungsgespräch präsentierst, kann sich ein Interview-Training anbieten. Hier simulierst du den Ablauf des Bewerbungsgesprächs Schritt für Schritt. So bist du im Ernstfall nicht nur selbstsicherer, sondern erhältst zusätzlich noch Feedback von Expert:innen. Unser Talent-Team bereitet dich in einem Telefongespräch bestmöglich auf dein bevorstehendes Vorstellungsgespräch vor und hilft dir dabei, den Job zu bekommen.

Informiere dich jetzt über unser kostenloses Interview-Training

Veröffentlicht am 10.03.2022, aktualisiert am 10.01.2023